I servizi per conferenze includono la prenotazione di conferenze, riunioni o altri eventi, nonché la pianificazione e la fornitura dei servizi necessari per il successo di tali eventi. I servizi per conferenze vengono anche comunemente definiti gestione delle riunioni, gestione degli eventi, pianificazione degli eventi o marketing degli eventi. I gestori dei servizi di conferenza sono anche chiamati pianificatori di riunioni o eventi. I servizi per conferenze variano in base all’evento, ma in genere includono budget, disposizioni di alloggio, catering e attrezzature e supporto audiovisivi.
Esistono due grandi categorie di servizi di conferenza: quelli gestiti da organizzatori di riunioni interni e quelli gestiti da organizzatori di terze parti. Gli organizzatori di riunioni interni sono dipendenti della struttura che ospita l’evento. Di solito, il contatto del gruppo, il membro del gruppo incaricato di prendere tutte le disposizioni necessarie, deciderà in anticipo quale struttura utilizzare per l’evento e contatterà direttamente i suoi proprietari. Un responsabile dei servizi di conferenza viene quindi assegnato da quella struttura. Le società esterne o di terze parti vengono assunte quando un gruppo non ha un determinato sito selezionato. Il contatto del gruppo fornirà un elenco di requisiti e la società di servizi per conferenze inizierà a suggerire strutture adeguate e fungerà da intermediario tra il gruppo e i siti.
I servizi congressuali richiesti per ogni evento includono alloggio e ristorazione. Per questo motivo, le conferenze sono spesso ospitate da hotel con strutture per conferenze in loco. Questi di solito includono spazi per riunioni grandi e piccoli, laboratori informatici, una sala da ballo e funzionalità audiovisive per relatori o presentazioni. I pasti vengono generalmente gestiti dal reparto alimenti e bevande della struttura. Questi servizi di conferenza sono tutti gestiti da personale in loco e coordinati dal responsabile dei servizi di conferenza, che prende tutte le disposizioni necessarie quando informato dal gruppo delle loro esigenze.
I gestori di servizi di conferenza di terze parti offrono suggerimenti per un luogo per la conferenza, quindi coordinano tutti i servizi aggiuntivi se non offerti da quella struttura, come catering e prenotazioni alberghiere. Questo tipo di pianificazione della conferenza è comune con gruppi troppo grandi per essere ospitati da un singolo hotel o per gruppi che desiderano una terza parte per aiutarli a negoziare la tariffa migliore. I servizi per conferenze includono anche la pianificazione di qualsiasi attività ricreativa che il gruppo possa desiderare durante il loro soggiorno.
La scelta di una struttura per conferenze si realizza meglio esaminando le esigenze del gruppo e ciò che cercano di realizzare durante il loro evento. Le conferenze tipiche includono fiere, programmi di formazione aziendale o cerimonie di premiazione annuali. Molti pianificatori di servizi per conferenze di hotel organizzano anche matrimoni o piccoli eventi familiari. L’obiettivo dell’assunzione di professionisti dei servizi di conferenza è garantire che tutte le esigenze del gruppo siano soddisfatte e che l’evento proceda senza intoppi senza doversi preoccupare dei dettagli.