La maggior parte delle organizzazioni che utilizzano i servizi di audioconferenza scelgono di rivolgersi ai servizi di un fornitore affidabile di teleconferenze. In genere, esiste una tariffa fissa al minuto per connessione alla conferenza che viene fatturata all’autore della chiamata. Tuttavia, esiste un’altra opzione che può essere molto utile per le organizzazioni senza scopo di lucro e le aziende che non sono in grado di preventivare un sacco di soldi per i servizi di teleconferenza. Tale opzione è un servizio di chiamata in conferenza gratuito. Con una chiamata in conferenza gratuita, non ci sono addebiti fatturati al cliente per la conferenza, quindi non vi è alcuna fattura da pagare. Ecco alcune informazioni su come funziona la conferenza gratuita e quando il servizio può essere un’opzione praticabile.
All’ora selezionata dall’originatore, i partecipanti e l’host compongono il numero nel bridge della conferenza e immettono un passcode predisposto quando richiesto da un messaggio automatico. Tutti coloro che inseriscono il passcode vengono instradati in una chiamata in conferenza sicura, in cui tutte le parti sono libere di interagire verbalmente tra loro. Non ci sono saluti o interventi da parte dell’operatore. Il processo per la teleconferenza gratuita è totalmente automatizzato.
La prima cosa da capire sulla chiamata in conferenza gratuita è che non è totalmente gratuita. Ogni partecipante dovrà sostenere il costo di effettuare una chiamata interurbana per connettersi con il bridge della conferenza. Gli addebiti non verranno visualizzati su una fattura emessa dal fornitore della chiamata in conferenza gratuita, ma come addebito per i minuti generati sulla singola fattura telefonica di ciascun partecipante, con il costo che dipende dal tipo di piano interurbano che ha in atto. Il termine della conferenza gratuita si basa sul fatto che il fornitore di teleconferenze non addebita commissioni di installazione o addebiti per l’uso delle proprie linee. Il processo è strettamente collegato a una chiamata in conferenza a pedaggio, in effetti una serie di chiamate interurbane che terminano in una conferenza comune.
I provider di chiamate in conferenza gratuiti possono offrire questo tipo di servizio per due motivi. Innanzitutto, la loro fonte di entrate è la quantità di traffico che viene generato sui trunk o sulle linee che terminano sui ponti delle conferenze. Ogni minuto in cui qualcuno utilizza una delle loro linee per una riunione, guadagna. In secondo luogo, i servizi gratuiti di teleconferenza richiedono pochissimo materiale e personale. Ciò significa un costo operativo molto basso che può essere facilmente coperto dall’uso coerente delle loro strutture.
Naturalmente, ci sono modi per rendere totalmente gratuita la teleconferenza gratuita. Un metodo consiste nell’utilizzare un telefono cellulare per accedere alla riunione. Se normalmente non si utilizza la banca dei minuti consentiti per i telefoni cellulari durante il periodo di fatturazione, il costo per partecipare alla teleconferenza gratuita è effettivamente gratuito. Inoltre, se il piano interurbano per il servizio di rete fissa prevede una tariffa mensile fissa per interurbane illimitate, non dovrai pagare nulla in più per partecipare a una chiamata in conferenza gratuita.
I servizi di teleconferenza gratuiti presentano alcuni inconvenienti. Ad esempio, le linee sono disponibili in base all’ordine di arrivo. Se hai un gran numero di partecipanti che devono riunirsi per una teleconferenza, non c’è garanzia che ci saranno abbastanza linee durante il normale orario di lavoro. Inoltre, di solito non è possibile ottenere assistenza da un operatore in caso di rumori di fondo o altri disturbi durante la chiamata in conferenza gratuita. Tuttavia, per un’organizzazione che necessita solo di una mezza dozzina di linee durante un periodo non di punta, un servizio di teleconferenza gratuito può funzionare molto bene e allo stesso tempo mantenere intatto il budget.