La maggior parte delle aziende deve gestire grandi quantità di informazioni e risorse informatiche. Ciò richiede un piano di gestione efficace. La gestione dei dati è la strategia utilizzata per organizzare e gestire i dati all’interno di un’organizzazione. Un buon piano dovrebbe basarsi su quattro elementi chiave della gestione delle informazioni: proprietà, sicurezza, criteri di conservazione e criteri di miglioramento.
Un comitato di controllo delle modifiche è un gruppo speciale che gestisce le modifiche ai sistemi informatici di un’azienda. Questo consiglio è in genere responsabile del controllo della gestione dei dati dell’organizzazione. Il CCB garantisce che le modifiche al sistema siano state approvate e testate prima che vengano apportate modifiche al sistema di produzione. Questo consiglio si riunisce regolarmente e verifica e dà priorità a tutte le richieste di modifica del sistema per l’organizzazione.
La gestione dei dati in genere include la sicurezza per proteggere le risorse di dati dell’azienda. Questi passaggi variano a seconda del tipo di dati che vengono mantenuti. Le politiche di sicurezza dei dati includeranno normalmente i controlli di accesso, le procedure di crittografia e le politiche di conservazione.
La maggior parte delle istituzioni governative ha rigorose procedure di gestione dei dati. Questi passaggi sono necessari per garantire un’adeguata sicurezza per le tecnologie militari e i segreti del governo. La sicurezza dei dati per i dati sensibili può includere speciali controlli di accesso fisico, che rendono i dati non disponibili al pubblico in generale. Questo tipo di dati è tipicamente rinchiuso in strutture segrete gestite da guardie armate.
La protezione della privacy dei dati è diventata sempre più importante con la popolarità di Internet. I controlli di gestione dei dati includono in genere le procedure di restrizione della privacy progettate attorno alla condivisione dei dati ottenuti tramite Internet. In genere, le aziende devono ottenere l’approvazione dei clienti prima che i dati sulla privacy possano essere condivisi con altre aziende.
Le politiche di conservazione dei dati sono le regole che regolano il periodo di tempo in cui i dati devono essere gestiti e salvati prima che vengano distrutti. Queste regole variano a seconda dell’azienda e del reparto che utilizzano i dati. Le politiche di gestione dei dati definiscono i requisiti di conservazione per un’azienda. Questo requisito di conservazione è esteso per gli istituti finanziari e le forze dell’ordine, che sono tenuti a gestire i dati per decenni.
La gestione dei dati comprende anche la concessione e la gestione di password per i programmi informatici. Queste sono le regole di proprietà e governance relative ai dati di un’organizzazione. Le procedure definiscono come un individuo può accedere ai dati. Ciò include in genere procedure formali e processi di controllo.
I controlli sull’accesso ai dati dovrebbero includere procedure per i dipendenti che lasciano un’azienda. Quando un dipendente viene licenziato, è necessario un processo di rimozione dell’accesso. Le procedure di sicurezza dei dati dovrebbero includere fasi di verifica che garantiscano che i dipendenti licenziati non abbiano accesso ai dati sensibili dell’azienda.