Un sigillo aziendale è un sigillo ufficiale che un’azienda può utilizzare su determinati tipi di documenti, a seconda della nazione in cui opera. I sigilli hanno un peso maggiore rispetto alle singole firme, in quanto rappresentano la società nel suo insieme, piuttosto che un agente che agisce per conto della società. In alcune nazioni, come la Gran Bretagna e il Canada, i sigilli non sono ampiamente utilizzati se non in determinate situazioni formali. In altri, come il Giappone e l’India, potrebbero essere necessari sigilli su alcuni tipi di documenti per renderli ufficiali.
Il design di un sigillo aziendale può essere abbastanza variabile. Il dispositivo deve essere relativamente semplice, quindi mostrerà chiaramente quando impresso o impresso. È possibile includere una variante del logo aziendale, insieme al nome dell’azienda e ad altri elementi decorativi. Il sigillo dovrebbe essere abbastanza distintivo da essere chiaramente identificabile. Se un’altra azienda ha un nome o un logo simile, è possibile aggiungere funzionalità per far risaltare il sigillo. Le attrezzature per la produzione di sigilli sono conservate in un luogo sicuro per prevenire la falsificazione di documenti legali.
Un uso comune dei sigilli aziendali è sugli atti. La legge potrebbe richiedere sigilli e firme per chiarire che un atto viene eseguito da una società, non da un agente. Ciò può prevenire situazioni in cui gli agenti agiscono in modo indipendente e contro gli interessi dell’azienda o i desideri espressi dei membri del consiglio di amministrazione e degli azionisti. Il sigillo contrassegna gli atti e i relativi documenti come ufficiali, consentendo agli impiegati di registrare formalmente i cambi di proprietà.
Anche le certificazioni azionarie, le obbligazioni e altri titoli emessi da una società possono essere contrassegnati con il sigillo della società. Questo può essere richiesto dalla legge, o fatto per convenzione, a seconda della nazione. Il sigillo della società su tali documenti conferma la loro natura ufficiale e assicura alle persone che il loro interesse di investimento nella società è stato correttamente registrato da un impiegato della società. In genere il sigillo viene sollevato e può presentare un contrasto elevato per assicurarsi che venga visualizzato quando vengono eseguite copie dei documenti.
Il sigillo dell’azienda sui documenti ufficiali è facile da identificare. È tipicamente circolare e può essere in rilievo o realizzato attaccando un adesivo o una placca a un documento. In alcuni casi, una firma viene posta sotto il sigillo. La firma indica che un funzionario della società ha apposto il sigillo e approvato il documento, creando un ulteriore livello di verifica e sicurezza per assicurarsi che il documento sia ufficiale.