L’automazione dei processi aziendali, o BPA, è una strategia utilizzata per ottimizzare e semplificare i processi essenziali utilizzati per gestire un’azienda, utilizzando la tecnologia più recente per automatizzare le funzioni coinvolte nello svolgimento di tali processi. L’idea alla base di BPA è quella di consentire all’azienda di ricevere il massimo beneficio utilizzando tutte le risorse disponibili per il massimo vantaggio, mantenendo i costi operativi il più bassi possibile. Ciò aiuta a consentire all’azienda di generare maggiori profitti e raggiungere un livello di stabilità che sarebbe difficile da realizzare senza l’uso dell’automazione.
Sebbene esistano diversi approcci all’automazione dei processi aziendali, la maggior parte delle strategie identifica tre fasi essenziali che devono avere luogo affinché l’automazione abbia successo. Il primo stadio è noto come orchestrazione. Durante questa fase, i manager lavorano con i professionisti dell’automazione, come gli sviluppatori di tecnologie dell’informazione, per valutare le esigenze dell’azienda, esplorare le specifiche di ciascun settore dell’operazione aziendale e identificare dove la tecnologia può semplificare le fasi coinvolte in ciascuno di quei settori . Durante l’orchestrazione, tutte le parti interessate cercano anche di determinare come ciascun settore può essere interconnesso in modo più efficiente con l’uso dell’hardware e del software corretti e, a loro volta, hanno un impatto positivo sullo sforzo di produzione complessivo. È qui che la strategia di automazione è definita e preparata per l’implementazione nella cultura aziendale.
Dopo l’orchestrazione, la fase successiva dell’automazione dei processi aziendali è nota come integrazione. Durante questa fase, ogni reparto all’interno dell’azienda viene gradualmente introdotto nella nuova tecnologia. Una volta che i progressi sono stati messi in atto e funzionanti, viene affrontato il dipartimento successivo nel processo di implementazione, con la sequenza che continua fino a quando tutti i settori dell’azienda non sono coinvolti nell’automazione. Questo approccio incrementale consente di identificare e implementare rapidamente eventuali problemi operativi imprevisti che si materializzano a livello di ciascun reparto, prima di espandere l’automazione per includere più dipartimenti. Idealmente, ciò significa che quando l’implementazione è completa, ogni dipartimento risponde favorevolmente con una maggiore produttività a seguito dei nuovi processi automatizzati.
La fase finale dell’automazione dei processi aziendali viene talvolta definita integrazione o esecuzione dinamica. Questa è la fase in cui i processi automatici ormai consolidati all’interno di ciascun dipartimento sono ulteriormente integrati per fornire dati ad altri dipartimenti. Ad esempio, in una situazione di automazione dei processi aziendali completamente funzionale, i dati del reparto vendite passano automaticamente ai crediti, che a loro volta condividono i dati sugli ordini fatturati con vendite, vari livelli di gestione e altri all’interno dell’organizzazione che hanno bisogno di accedere a tali dati . L’esecuzione a questo livello crea anche un flusso bidirezionale di dati, consentendo ai venditori e ai responsabili delle vendite di ottenere facilmente dati sugli ordini effettuati dai loro clienti, comprese le date di spedizione, le date di fatturazione e il momento in cui tali fatture sono state pagate.
Le aziende di qualsiasi dimensione possono trarre vantaggio dall’uso dell’automazione dei processi aziendali. Supponendo che i processi automatizzati aiutino a svolgere le funzioni in modo più efficiente rispetto ai processi manuali, l’azienda abbassa le spese operative e si posiziona per fornire prodotti a un costo inferiore. Questo a sua volta significa che si guadagna più profitto da ogni unità venduta, un fattore che è importante per il successo di qualsiasi impresa.