L’integrazione dei processi aziendali, nota anche come BPI, è la strategia di ricerca dei modi per connettere i singoli sistemi tecnologici in modo che il flusso di informazioni tra tali sistemi sia efficiente e senza interruzioni. L’idea di questo tipo di integrazione è quella di eliminare la necessità di duplicare i dati in diversi sistemi e aumentare l’efficienza complessiva dell’operazione aziendale. Se strutturata in modo ottimale, l’integrazione dei processi aziendali può far risparmiare molto tempo e denaro all’azienda.
Un esempio di integrazione dei processi aziendali consiste nello stabilire una relazione tra i sistemi di vendita e fatturazione all’interno di un’azienda. In alcuni casi, la connessione è reciproca, in quanto è possibile accedere ai dati specifici all’interno del database delle vendite dal sistema di fatturazione e viceversa. Ciò significa che se l’integrazione è configurata con i protocolli giusti, un venditore può accedere alle cifre del periodo di fatturazione corrente per un determinato cliente accedendo al profilo di quel cliente nel database delle vendite ed eseguendo una richiesta. Allo stesso tempo, uno specialista della fatturazione potrebbe avviare una query dal sistema di fatturazione al database delle vendite e scaricare le informazioni relative alle tariffe di contratto più recenti estese a un cliente.
Il concetto di integrazione dei processi aziendali può aiutare a garantire che gli ordini dei clienti vengano elaborati, eseguiti e fatturati con relativa facilità, semplicemente stabilendo connessioni tra tutti i sistemi pertinenti. Ad esempio, se un cliente pianifica una chiamata in conferenza con un fornitore di servizi, i dettagli relativi a tale ordine vengono immessi in un reparto prenotazioni e le informazioni vengono scaricate sul bridge della conferenza in cui verrà effettivamente effettuata la chiamata. Ciò significa che non è necessario che l’operatore della conferenza inserisca i dati manualmente e che possibilmente commetta un errore di immissione che abbia un impatto negativo sulla teleconferenza stessa. Una volta completata la chiamata, i dati per la chiamata vengono automaticamente scaricati dal bridge della conferenza nel sistema di fatturazione, dove vengono applicate le tariffe corrette e la fattura preparata automaticamente dal sistema, senza la necessità che uno specialista della fatturazione inserisca manualmente i dati da una stampa dell’attività del bridge per conferenze.
Utilizzando efficacemente l’integrazione dei processi aziendali per stabilire connessioni tra sistemi interni, le aziende possono spesso gestire le attività con un maggior grado di velocità e precisione. La possibilità di recuperare i nomi e gli indirizzi dei clienti per un mailing di massa è semplificata quando un sistema integrato può combinare un modello di lettera con le informazioni di contatto, scaricare i documenti creati su una stampante, mentre allo stesso tempo preparare un elenco di posta elettronica che consente di avvisare quegli stessi clienti che si aspettano l’invio entro pochi giorni. Un progetto di questo tipo può essere gestito da un singolo dipendente nel giro di un paio d’ore, piuttosto che richiedere a più dipendenti di dedicare tempo al progetto per uno o due giorni.