Un inventario diretto dei materiali è una contabilità dettagliata dei materiali disponibili per la produzione, ma non ancora utilizzati. Questi includono materie prime per la produzione e forniture utilizzate nella fornitura di servizi, come i collegamenti elettrici per gli appaltatori. Mantenere registrazioni accurate delle scorte in ogni fase della produzione è importante per tenere sotto controllo i costi e identificare l’eccesso, le perdite e il furto. I programmi per computer possono essere utili, sebbene in alcuni casi possano essere preferiti o addirittura necessari record cartacei.
Ciò include tutti gli articoli destinati alla produzione di prodotti o servizi finiti. Inoltre, le aziende devono considerare materiali indiretti, articoli vari che sono più difficili da tracciare. In un esempio, i materiali diretti per elettricisti includono cose come prese e cavi. Al contrario, la saldatura e il nastro elettrico sono materiali indiretti, perché sono molto più difficili da tracciare per progetto.
Gli inventari identificano chiaramente tutti i materiali diretti disponibili e forniscono informazioni sul loro numero e posizione. L’inventario dei materiali diretti può essere utilizzato per tenere traccia del movimento delle forniture all’interno di un’azienda e può aiutare a identificare problemi come i componenti mancanti. Può anche aiutare il personale a localizzare le cose quando ne hanno bisogno e assicurarsi che avranno abbastanza per un progetto. Gli addetti alle linee di un’azienda che si stanno preparando ad avviare la produzione, ad esempio, possono controllare la posizione e il numero di tutti i componenti necessari in un inventario diretto dei materiali per garantire che la produzione possa andare avanti.
La compilazione di un inventario diretto dei materiali è inoltre necessaria ai fini contabili. Le aziende vogliono tenere traccia del valore delle scorte disponibili, comprese le scorte nelle varie fasi del processo di produzione. Le materie prime possono essere costose e gli errori con le dichiarazioni finanziarie possono portare al pagamento accidentale delle tasse o ad altri problemi. Inventari dettagliati possono essere richiesti anche dalle compagnie assicurative, perché non vogliono pagare i reclami per gli articoli che le società non hanno effettivamente a portata di mano.
Gli inventari per computer costantemente aggiornati sono un approccio comune all’inventario dei materiali diretti. Questi forniscono informazioni in tempo reale su ciò che un’azienda ha e su dove si trova per un riferimento immediato. Il personale può essere responsabile dell’immissione degli aggiornamenti quando spostano i materiali di consumo. È comune farlo dopo un lavoro, quando si genera la documentazione per fatturare i clienti e aggiornare i registri dell’azienda, poiché i lavoratori possono determinare rapidamente quanti materiali di consumo hanno usato e modificare i numeri di inventario. Le aziende possono anche utilizzare la tecnologia di identificazione a radiofrequenza per tenere traccia degli articoli che cambiano posizione in una struttura.