Un rapporto esterno è un termine usato per riferirsi a qualsiasi tipo di rapporto organizzativo che è stato preparato pensando al grande pubblico. In genere, il contenuto trovato nel documento non includerà informazioni che sono considerate di proprietà, con solo i dati che sono considerati accettabili per il consumo pubblico inclusi nel rapporto. Le aziende di solito preparano questo tipo di rapporti come mezzo per fornire la divulgazione di informazioni pertinenti ai consumatori e ad altri interessati alle operazioni generali delle società.
Le aziende di solito producono internamente i propri report esterni, sebbene sia possibile esternalizzare questa funzione. Il contenuto del rapporto può variare, in quanto le informazioni contenute nel documento possono essere una panoramica del funzionamento dell’azienda, inclusi alcuni dati storici. Altre volte, il focus del rapporto esterno può contenere informazioni sulle finanze dell’operazione commerciale. In questo caso, il revisore può essere preparato dai revisori allo scopo esplicito di divulgare i dati al pubblico. Le informazioni finanziarie incluse in questo rapporto di revisione esterno non conterranno nulla di confidenziale e tutti i dati utilizzati per il rapporto saranno considerati appropriati per il rilascio pubblico da parte dei proprietari e degli operatori dell’azienda.
Esistono diversi motivi per cui un’azienda dovrebbe scegliere di preparare e rilasciare un rapporto esterno. Le informazioni sono considerate pubbliche, rendendo possibile fornire dettagli sufficienti sulla società e sul suo funzionamento per attirare l’attenzione delle persone interessate, compresi i potenziali investitori. I report di questo tipo conterranno solitamente dati che gli analisti del settore possono utilizzare per valutare lo stato attuale dell’azienda. Non è insolito che i dettagli ottenuti da un report esterno vengano utilizzati come materiale di origine per un articolo o un profilo creato da un business writer.
Sebbene non esista un modo giusto per preparare una relazione esterna, vi sono alcune considerazioni di base che possono essere d’aiuto nella preparazione di un documento coerente e informativo. Le informazioni dovrebbero essere organizzate in modo logico, consentendo al lettore di seguire facilmente il flusso del testo. Tutti i dati considerati confidenziali o proprietari dovrebbero essere omessi dal testo, a meno che non vi sia un motivo convincente per includere tali informazioni e che tale livello di divulgazione non sia suscettibile di creare problemi per l’azienda in un secondo momento. La maggior parte delle relazioni di questo tipo saranno organizzate per indicare lo scopo del documento all’inizio del testo, fornendo ai lettori una comprensione del perché il documento esterno esiste e di ciò che gli scrittori sperano che possa realizzare.