Un archivio elettronico può essere un riferimento metaforico a un sistema di archiviazione di documenti e altre informazioni su un supporto elettronico come il disco rigido di un computer, oppure può fare riferimento a un vero software che aiuta a creare e mantenere record elettronici. Molte volte, un archivio elettronico viene indicato come un modo per archiviare digitalmente documenti fisici per aumentare l’efficienza di ricerca dei documenti o per ridurre al minimo lo spazio necessario per i record fisici. L’utilizzo di un sistema di archiviazione elettronica può consentire a più utenti di accedere alle informazioni contemporaneamente senza affollarsi di fronte a uno schedario fisico e può anche rendere disponibili le informazioni in esso contenute in remoto tramite connessioni di rete.
Non esiste una definizione univoca di cosa sia effettivamente un archivio elettronico; invece, il termine si riferisce generalmente all’utilizzo dell’archiviazione elettronica in un modo che si avvicina a un archivio fisico. A un livello molto elementare, una singola directory sul disco rigido di un computer che contiene alcuni documenti o altri file è tecnicamente un archivio elettronico, perché i file sono separati, indicizzati e talvolta ricercabili attraverso le funzionalità del sistema operativo. Un sistema di archiviazione elettronico molto avanzato potrebbe impiegare un sistema di gestione di database relazionali (RDBMS), essenzialmente consentendo agli utenti di classificare ogni informazione all’interno di un framework che può quindi cercare o richiamare le informazioni in un modo specifico.
Ci sono molte opzioni disponibili quando si utilizza uno schedario elettronico che un armadio fisico non può fornire. L’intero classificatore, a seconda delle sue dimensioni, può essere copiato su un dispositivo digitale o un compact disc (CD), consentendone il backup, il trasferimento o il trasporto facilmente. Può anche essere reso disponibile tramite una rete in modo che più utenti possano accedervi indipendentemente dalla posizione. Le informazioni all’interno del sistema di archiviazione elettronica possono essere protette da password o crittografate per una maggiore sicurezza. In alcuni casi, i documenti all’interno di un sistema elettronico possono essere facilmente ricercati per determinate parole chiave, rendendo alcune informazioni più facili da individuare rispetto a un armadio fisico.
Alcune applicazioni che tentano di fornire un sistema di gestione completo per informazioni e documenti possono essere chiamate software di schedario elettronico. Questi includono spesso funzionalità e opzioni simili a database per l’accesso alla rete o la generazione di report. In alcuni casi, interi insiemi di documenti possono essere indicizzati da un’applicazione in modo che siano facilmente consultabili tramite un’interfaccia utente grafica (GUI).
Occasionalmente, possono sorgere alcuni problemi relativi all’uso di un archivio elettronico. Uno è che, se le informazioni vengono recuperate da fonti online, potrebbero esserci problemi di copyright coinvolti nell’archiviazione dei documenti senza il permesso degli autori. Un altro problema, specialmente nei campi che hanno forti leggi sulla privacy, è che un sistema di archivio elettronico di base potrebbe non fornire tutti i punti di sicurezza e privacy obbligatori, il che significa che potrebbe essere necessario un tipo più intensivo e specifico del settore di sistema di registrazione elettronica essere utilizzato per dati sensibili.