Un assistente virtuale è un assistente dell’ufficio amministrativo che fornisce la gestione generale dell’ufficio da una postazione remota. Le mansioni generali di gestione dell’ufficio includono compiti d’ufficio come l’archiviazione di documenti, la raccolta e l’archiviazione dei dati. Può anche estendersi all’assistenza legale e ai servizi di contabilità, praticamente qualsiasi tipo di lavoro d’ufficio che può essere svolto nel mondo virtuale.
Spesso indicati come VA, il percorso professionale di un assistente virtuale è diventato più comune negli anni ‘1990, quando la tecnologia è avanzata e gli uffici aziendali sono sempre più decentralizzati. Poiché la densità urbana e la congestione hanno contribuito a rafforzare i sobborghi nel corso degli anni, si sono sviluppate città marginali. Seguirono affari aziendali, spingendo le aziende ad aprire più filiali in una varietà di città e stati. La globalizzazione è ora un’ulteriore forza che spinge le aziende all’estero ad attingere a nuovi mercati e nuovi consumatori. La necessità di personale in quegli uffici è sorta, ma spesso è stata associata a un costo più elevato.
Un assistente virtuale può essere un dipendente dell’azienda per cui lavora oppure può essere un appaltatore indipendente. Un VA potrebbe telelavorare da casa, oppure potrebbe lavorare negli uffici dell’azienda e gestire una o più sedi remote.
Le aziende VA stanno spuntando sempre più e appaltano i loro assistenti virtuali alle aziende. I fornitori di uffici virtuali hanno in genere circa 10 assistenti virtuali che gestiscono gli uffici virtuali di circa 100-150 aziende. Ad esempio, se un’azienda di New York desidera avere un ufficio virtuale a Los Angeles, utilizzando la nuova tecnologia, tale azienda non deve aprire una filiale fisica sulla costa occidentale degli Stati Uniti. L’azienda può semplicemente acquistare un contratto con un fornitore di uffici virtuali.
I fornitori di uffici virtuali forniscono all’azienda cliente un indirizzo e un numero di telefono locali. Viene assegnato un assistente virtuale per rispondere alle chiamate per l’azienda cliente all’indirizzo locale, rispondendo a nome dell’azienda cliente e inoltrando le chiamate alla sede dell’azienda o al rappresentante assegnato. L’assistente virtuale aiuta anche l’azienda cliente a rivolgersi ai consumatori senza dover essere in quell’area geografica. Questo aiuta a dare l’impressione che l’azienda abbia una filiale vivace e attiva in quella città remota.
I fornitori di uffici virtuali possono anche raccogliere la posta dell’azienda, ordinarla e reindirizzarla. L’assistente virtuale può supervisionare gli obblighi legali e commerciali per l’azienda cliente in modo che possa funzionare in un’altra città, stato o paese. La nuova tecnologia Internet consente agli assistenti virtuali di gestire una serie di aziende o sedi di uffici attraverso un software altamente organizzato. La tecnologia consente inoltre all’assistente virtuale di collegare senza problemi le chiamate ad altre città o paesi.