Un conto di controllo è un conto riepilogativo all’interno di un libro mastro finanziario che accumula i dettagli di un conto in un libro mastro sussidiario: i libri mastri generali tengono traccia di tutte le transazioni finanziarie all’interno di una società. Le informazioni gestite in una contabilità sussidiaria sono il dettaglio che supporta le informazioni nella contabilità generale. I libri mastri secondari vengono utilizzati per tenere traccia di una serie di articoli che si accumulano in una contabilità generale, inclusi crediti, debiti, inventario e ricavi. Oltre agli importi delle transazioni, i libri mastri sussidiari spesso includono nomi, posizioni, descrizioni e date. Ciascuno degli elementi della contabilità secondaria avrà in genere un conto di riconciliazione nella contabilità generale.
I reparti contabilità utilizzano i saldi di verifica generati dalla contabilità generale quando accumulano dati finanziari mensili, trimestrali e annuali. In genere, i reparti di contabilità richiedono raramente il tipo di dettaglio tracciato in un registro sussidiario. Ad esempio, un reparto contabilità clienti dovrà essere in grado di accedere alle informazioni sui clienti, come un numero di telefono, per contattare potenzialmente un cliente in merito a saldi non pagati. Il reparto contabilità, tuttavia, nella maggior parte dei casi, preferirebbe vedere i totali dei crediti insoluti e non le informazioni sui clienti legate a transazioni specifiche. Ogni volta che un reparto contabilità clienti aggiorna un importo dovuto in un record cliente, il conto di riconciliazione nella contabilità generale viene aggiornato con la modifica, che fornisce l’accesso prontamente disponibile al totale della contabilità clienti.
Un conto di riconciliazione viene aggiornato quando i libri contabili sussidiari trasferiscono sistematicamente le informazioni alla contabilità generale. La tempistica degli aggiornamenti dei conti di controllo dipende da vari fattori, tra cui la complessità dei sistemi coinvolti, le dimensioni della società e persino la pianificazione delle attività di chiusura contabile di fine mese. Nelle aziende più grandi, il sistema di contabilità generale sarà in genere un proprio sistema software indipendente, separato dai libri mastri sussidiari che tengono traccia delle transazioni per articoli come crediti o inventario. I conti di riconciliazione in situazioni come questa potrebbero non essere aggiornati durante il mese perché la pianificazione del trasferimento di informazioni tra la contabilità sussidiaria e la contabilità generale non è in tempo reale. Le piccole imprese potrebbero non avere lo stesso problema perché i libri mastri generali e sussidiari potrebbero essere inclusi in un unico pacchetto software.
Uno dei vantaggi dei conti di controllo è il potenziale aumento della separazione dei compiti, utile per limitare gli errori e le frodi. Spesso, gli individui tenuti a tenere traccia dei dati nei libri mastri sussidiari sono separati da quelli che accumulano i dati finanziari. Pertanto, quando vengono creati i rendiconti finanziari, verranno effettuate riconciliazioni tra i conti di controllo e i libri mastri sussidiari per garantire che venga riportato il saldo corretto per una particolare voce. In definitiva, i conti di controllo consentono un accumulo più semplice e rapido di dati finanziari per i reparti contabili.
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