Un elenco di fornitori è un gruppo di persone o aziende che un’azienda utilizza per acquistare articoli e servizi. A differenza dell’elenco dei clienti, questo elenco mostrerà tutti i fornitori ai quali l’azienda paga regolarmente per ricevere gli articoli e i servizi di cui hanno bisogno per mantenere la propria attività. Quando viene utilizzato il software di contabilità, questo elenco verrà inserito nel programma, con un numero assegnato a loro, in modo che il contabile o il contabile possano tenere traccia dei debiti dovuti e dei debiti pagati. Di solito è un gruppo che il proprietario, o il lead manager, ha approvato per l’uso, ed è qui che entra in gioco il termine elenco dei fornitori approvati.
Un elenco di fornitori approvati mostra le persone o le aziende principali che l’azienda utilizza regolarmente e che sono state scelte per essere quelle preferite che attraversano per prime, che è comunemente chiamato elenco di fornitori preferiti. Naturalmente, quando il fornitore principale è esaurito per qualcosa, o ha aumentato i suoi prezzi troppo alti, è possibile scegliere invece altri fornitori dalla lista. Questi sono fornitori di backup e vengono utilizzati solo quando necessario. Man mano che escono nuovi articoli e diventano effettive le variazioni di prezzo, questi contatti possono cambiare da primario a secondario e viceversa.
Un’altra serie di contatti che è possibile elencare nell’elenco dei fornitori sono gli appaltatori che vengono utilizzati per riparazioni e servizi. Queste persone o società avranno numeri separati in modo che il contabile possa distinguere tra venditori di articoli e fornitori di servizi. Tuttavia, poiché l’azienda paga i soldi per questi servizi speciali, sono ancora considerati venditori e pertanto verranno inseriti nell’elenco in modo da poter dettagliare i servizi e le riparazioni che forniscono.
Anche se molte persone pensano che l’elenco dei clienti sia una sezione separata all’interno dell’elenco, la verità è che sono completamente diversi. Un venditore è una persona o entità a cui l’azienda paga denaro per servizi e beni. Un cliente è uno che paga l’azienda per gli stessi motivi. Un elenco di fornitori includerà solo le persone a cui l’azienda paga denaro, mentre le persone o le società da cui ricevono denaro verranno mantenute in un elenco completamente diverso e verranno inserite in una sezione separata del software di contabilità, se presente viene utilizzato.