Puoi creare un front office per la tua azienda proteggendo le strutture, assumendo personale e preparando i sistemi per l’interfaccia con il pubblico. In alternativa, è possibile assumere una società che offre una soluzione d’ufficio prestabilita o esternalizzare parte della componente del personale alle aziende di tutto il mondo. La progettazione e la gestione dell’ufficio è la chiave del successo di ogni azienda. L’implementazione di un’interfaccia pubblica riflette la sua filosofia di servizio al cliente e, in definitiva, determinerà la fedeltà dei clienti. La sfida del management è quella di ridurre i costi mantenendo felici i clienti e creando un vantaggio competitivo.
Il front office di un’azienda è costituito da tutti i dipartimenti che entrano in contatto diretto con il pubblico. Questi dipartimenti includono reception, assistenza e vendite. In genere, una nuova società avrà esigenze modeste e potrebbe aver bisogno solo di un luogo per incontrarsi con clienti o clienti e dotarlo in modo appropriato. Quindi assume il personale per rispondere ai telefoni, fornire assistenza clienti ed effettuare vendite. Infine, stabilisce i sistemi per rendere il processo regolare.
Nelle fasi iniziali dello sviluppo del business, il front office potrebbe condividere lo stesso spazio e le stesse risorse del back office per necessità. Il back office è tutto ciò che il pubblico non vede mai. Le imprese manifatturiere che devono creare strutture per produrre un prodotto tendono inizialmente a preoccuparsi maggiormente del back office, mentre le attività di consulenza e le attività orientate ai servizi aumentano e diminuiscono nelle relazioni pubbliche. Man mano che un’azienda cresce e ha le risorse per stabilire strutture separate per ogni dipartimento, la creazione di operazioni d’ufficio è una questione di dotare ogni dipartimento che stipula un contratto con il pubblico con una filosofia del servizio clienti e il personale e le attrezzature per fornire una società coerente viso.
Un’alternativa alla creazione del proprio ufficio, in particolare nella fase di avvio, è quella di assumere una società di consulenza per gestirlo. Ci sono aziende che forniscono servizi di front office preconfezionati per altre società. Questo tipo di fornitore di servizi alle imprese gestirà un ufficio centrale con reception, sale riunioni, uffici, attrezzature, ospitalità e qualsiasi altra cosa che un’azienda debba incontrare con un cliente. Pagando un importo forfettario, assegna a una società cliente un numero di telefono e un indirizzo postale. Gestisce la ricezione telefonica e di persona, elabora la posta per l’azienda e consente al personale dell’azienda di utilizzare le strutture per incontrare i clienti secondo necessità.
Le aziende mature hanno un’altra opzione per impostare le operazioni di front office. L’outsourcing di parti in paesi esteri con costi di manodopera più bassi, come l’India, è diventato un modo popolare per contenere le spese. Il servizio clienti per telefono è un reparto che è spesso esternalizzato. Molte aziende hanno esternalizzato parti dei loro dipartimenti di vendita, in particolare chiamate a freddo e contatti iniziali. In questi casi, un’azienda mantiene ancora una presenza di front office ma i servizi chiave vengono affidati a terzi.