Le grandi organizzazioni in genere utilizzano gruppi di personale come un modo per definire i diversi tipi di dipendenti. Lo sviluppo di questo termine ? strettamente legato all’adozione dei sistemi di informazione delle risorse umane (HRIS), che hanno rivoluzionato i processi di business delle risorse umane in una vasta gamma di aziende. Un gruppo di personale viene utilizzato per soddisfare tre esigenze di guida: creare un metodo per identificare i dipendenti che hanno funzioni specifiche in comune, consentire una manutenzione e test pi? facili e tenere traccia delle attivit? per gruppo.
Quando si definisce un gruppo di personale, il modo pi? semplice per farlo ? rivedere la struttura organizzativa ad alto livello. I gruppi sindacalizzati sono un punto di partenza facile, poich? all’interno di un gruppo sindacale tutti i dipendenti avranno condizioni di lavoro specifiche in comune. Ci? pu? includere il diritto alle ferie, le regole di calcolo degli straordinari, le quote sindacali e i requisiti di anzianit?.
La nomenclatura utilizzata per definire un gruppo di personale varia e, a seconda del software HR in essere, potrebbero esserci delle limitazioni sul numero di caratteri. In genere, la maggior parte delle organizzazioni utilizza l’acronimo per l’unione o la descrizione della posizione principale per identificare i gruppi di personale. Sebbene sia possibile utilizzare una sequenza numerica, pu? rapidamente diventare molto complessa per il personale delle risorse umane, gli architetti di dati e altre persone che devono manipolare i dati.
Una volta assegnato ai gruppi sindacali un gruppo personale unico, la fase successiva ? quella di definire i gruppi per i dipendenti rimanenti. Esistono diverse metodologie utilizzate per questo scopo, a seconda della complessit? dell’organizzazione. Guarda le diverse posizioni o descrizioni delle mansioni e identifica i punti in comune che coprono pi? dipendenti. Questi elementi comuni dovrebbero essere elementi per i quali l’impresa dovr? essere in grado di creare report unici. I dirigenti del vicepresidente e di livello superiore sono spesso raggruppati in un unico gruppo di personale.
Evitare di creare un gruppo di personale per posizione o struttura di reportistica simile. Questi elementi comuni sono gi? identificati tramite l’indirizzo postale, gli indicatori di posizione, i numeri di lavoro o il titolo. Invece, guarda un livello pi? in alto, concentrandoti su ammissibilit? del piano di benefit o attivit? lavorative simili.
I gruppi di personale dovrebbero essere organizzati in una struttura che imiti la struttura organizzativa effettiva il pi? vicino possibile. Dovrebbero esistere le opzioni per consentire l’esecuzione dei report per i diversi rami della struttura organizzativa, riunendo pi? gruppi di personale come richiesto. I report di riepilogo sono in genere programmati per utilizzare una struttura gerarchica per soddisfare queste esigenze e possono essere integrati in schermate di selezione dei report.
? importante identificare correttamente i gruppi di personale, poich? qualsiasi modifica ai punti in comune del gruppo pu? essere cambiata una volta e applicata a tutti i dipendenti di questo gruppo. Ad esempio, se tutto il personale sindacalizzato ha diritto a un aumento di stipendio annuale, questa modifica pu? essere applicata al gruppo di personale specifico. Ci? semplifica notevolmente i requisiti di programmazione, test e comunicazione.