Un libro paga è un metodo per registrare le informazioni di pagamento per ogni dipendente o appaltatore che riceve fondi dall’ufficio paghe di un’azienda. Sebbene una volta i libri paga fossero semplici libri mastri cartacei con colonne diverse per la registrazione delle informazioni, la maggior parte delle aziende ora mantiene i libri paga su computer, utilizzando fogli di calcolo o programmi software più complicati, se necessario. Il vantaggio dell’utilizzo di un libro paga è che consente al datore di lavoro o al dipendente del libro paga di vedere a colpo d’occhio la quantità di denaro che è stata pagata ea quale dipendente, e in genere serve come documentazione di backup a fini fiscali.
La maggior parte delle aziende più grandi avrà un reparto dedicato del libro paga il cui compito è mantenere il libro paga e assicurarsi che tutti i pagamenti siano accurati e puntuali. Le aziende più piccole o gli individui che hanno bisogno di pagare i dipendenti dovranno probabilmente mantenere i libri paga stessi. Non fa davvero alcuna differenza se è fatto su un computer o su un libro mastro cartaceo; alcune persone trovano semplicemente un metodo più comodo e a prova di errore dell’altro, oppure hanno imparato un metodo e sono reticenti a provarne un altro. Nella maggior parte dei casi, non è necessario rendere particolarmente complicato il libro paga.
È utile per qualcuno che deve utilizzare un libro paga per determinare in anticipo quante colonne saranno necessarie. Per un libro paga di base, la maggior parte delle persone inizia con una colonna per il nome del dipendente; un’altra colonna per il suo titolo di lavoro e stato, come tempo pieno o part-time; e una terza colonna per il periodo di paga o il numero di ore nel periodo di paga. La colonna successiva dovrebbe includere l’importo lordo della busta paga, ovvero l’importo al lordo delle imposte. Le due colonne successive in genere includono detrazioni, come l’imposta sul reddito o altre detrazioni, come quelle prese per i benefici. L’ultima colonna può quindi includere l’importo netto della busta paga finale, ovvero ciò che il dipendente effettivamente porta a casa.
Altre colonne possono essere aggiunte se necessario, ma queste sono le inclusioni più tipiche in un libro paga. Ciascuna delle colonne può quindi essere bilanciata aggiungendole trasversalmente e verso il basso, assicurandosi quindi che le cifre corrispondano tutte. Le aziende in genere bilanciano i loro libri mastri su base settimanale o mensile, a seconda del numero di dipendenti nell’azienda e della complessità dei libri paga. Quando arriva il momento delle tasse, possono essere molto utili per presentare le tasse o per fornire informazioni a un contabile o un preparatore fiscale.
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