Le organizzazioni aziendali di solito creano un manuale di contabilità, che specifica tutte le politiche, le linee guida, le procedure e gli standard contabili per i conti di un’azienda. Nel manuale di contabilità è inclusa la classificazione dei conti, uno schema delle regole contabili da seguire e le regole specifiche dell’organizzazione. A seconda del tipo di entità aziendale, i manuali di contabilità variano da società a società, ma in generale hanno lo stesso scopo in ciascuna società, anche utilizzando schemi simili. Tale scopo è garantire l’accuratezza e la coerenza dei metodi contabili utilizzati da ogni individuo all’interno dell’azienda che gestisce le attività e le procedure relative alla contabilità. Il manuale in genere include diverse sezioni per coprire tutti gli aspetti della funzione contabile.
Di solito il manuale di contabilità inizierà delineando lo scopo del documento, spiegando la portata della documentazione e articolando le responsabilità richieste a coloro che leggono il manuale. Ciò includerà in genere un elenco di eccezioni alle regole presenti nel manuale, oltre a spiegare il ruolo e la responsabilità della direzione nell’assicurare l’aderenza al manuale. Queste sezioni servono più spesso come introduzione al manuale.
L’organizzazione dei dipartimenti contabilità e finanza viene solitamente trattata successivamente, fornendo a dipendenti e collaboratori una chiara comprensione dei vari ruoli inclusi nella struttura dell’azienda. Anche le responsabilità di ciascun dipartimento sono delineate e specificate in questa sezione. Le prossime sezioni di solito spiegheranno le procedure, i metodi e le politiche di contabilità di gestione in relazione al reporting.
Concentrandosi sugli aspetti centrali della contabilità di solito segue le sezioni sulla contabilità di gestione e sul reporting. Compreso il processo di pianificazione, le responsabilità associate, le comunicazioni richieste e le autorità autorizzate, le prossime sezioni trattano specificamente del quadro sulla politica e sulle procedure contabili all’interno dell’organizzazione. Altri argomenti trattati includeranno spesso i sistemi utilizzati nel processo contabile, i controlli interni, le procedure di audit, la sicurezza, la documentazione, la contabilità dei costi e le transazioni.
A completamento del manuale di contabilità, le ultime sezioni di solito coprono una vasta gamma di procedure contabili. Spesso trattate sono le procedure contabili amministrative, la contabilità di cassa, la contabilità delle attività e delle scorte, la contabilità dei ricavi e la contabilità degli acquisti. Le sezioni finali di solito includono le specifiche per la gestione delle risorse, l’approvvigionamento delle risorse contabili, l’infrastruttura contabile e l’ambiente di lavoro previsto. Inoltre, molti manuali di contabilità avranno anche una sezione dedicata alle risorse umane, che dettaglia i requisiti e le aspettative del capitale umano per ricoprire i vari ruoli all’interno della funzione contabile. La copertura dell’aspetto delle risorse umane è considerata vitale per molte organizzazioni per garantire che la funzione contabile sia adeguatamente dotata di personale qualificato.
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