Un modulo di richiesta di cartelle cliniche è un modulo che viene archiviato per ottenere copie di cartelle cliniche. I pazienti hanno diritto a copie della propria cartella clinica, così come i genitori oi tutori dei pazienti, i beneficiari e i rappresentanti personali. Alcune altre persone possono avere accesso alle cartelle cliniche con il permesso, come compagnie assicurative o altri fornitori di cure, nel qual caso il paziente di solito deve firmare una liberatoria che indichi che i record possono essere condivisi.
Molti ospedali e studi medici dispongono di uno specifico modulo di richiesta di cartelle cliniche che i pazienti possono compilare per ottenere una copia della loro cartella. Sebbene l’utilizzo del modulo non sia necessariamente richiesto, può facilitare il processo di ottenimento della cartella clinica. È anche possibile inviare una lettera scritta formale per fare una richiesta e sono disponibili online anche moduli di richiesta di cartelle cliniche generiche per le persone che desiderano maggiori indicazioni.
Sia che utilizzi un modulo di richiesta di cartelle cliniche o che scriva una lettera, il paziente deve fornire nome, informazioni di contatto, prova di identità e informazioni specifiche sulle cartelle richieste. Di solito i pazienti sono tenuti a pagare una piccola tassa quando richiedono cartelle cliniche. La tariffa compensa il personale dell’ufficio per la raccolta del record, la copia, la verifica della presenza di tutte le informazioni e l’invio per posta o fax al destinatario.
Quando si compila un modulo di richiesta di cartelle cliniche, i pazienti possono indicare che desiderano cartelle specifiche, come le cartelle relative a un particolare ricovero, oppure possono richiedere una copia completa delle proprie cartelle cliniche. Questa copia dovrebbe includere tutte le note fatte dal medico, i risultati dei test, le voci nella cartella del paziente e così via. Non includerà i record detenuti da altri medici, a meno che il paziente non richieda i record completi da un ospedale o da un’entità simile, nel qual caso verranno forniti tutti i record relativi al paziente.
Dopo che un paziente ha presentato un modulo di richiesta di cartelle cliniche, possono essere necessarie diverse settimane prima che le cartelle vengano raccolte e fornite. Se c’è fretta, i pazienti dovrebbero prenderne nota e potrebbe essere loro chiesto di pagare una tassa di fretta per ottenere rapidamente copie dei loro record. È una buona idea richiedere periodicamente copie delle cartelle cliniche per verificare che il loro contenuto sia corretto e averle a portata di mano in modo che in caso di emergenza siano prontamente disponibili e non ci sarà bisogno di affannarsi per le registrazioni.