Un motore del flusso di lavoro è una versione per computer di un diagramma di processo. Poiché si tratterebbe di tracciare un grafico per illustrare i passaggi da eseguire per completare un’attività o un’attività di lavoro, un motore del flusso di lavoro è il modo in cui un computer segue i passaggi di un processo di lavoro. Le aziende tendono a utilizzare i motori del flusso di lavoro per automatizzare i processi di lavoro.
Ad esempio, se un’azienda vende un determinato prodotto, un individuo dell’azienda mapperebbe le fasi del processo di vendita e il processo potrebbe iniziare quando il cliente riceve un pezzo di posta diretta dalla società. Il prossimo processo sarebbe che il destinatario chiami per ottenere maggiori informazioni. Quindi un rappresentante di vendita richiamerebbe il cliente o parlerebbe al cliente al momento della chiamata. Il passo successivo è che il cliente effettui un ordine o acceda al sito Web dell’azienda per effettuare un ordine e il pezzo finale del processo potrebbe essere quando la società invia un coupon al cliente per uno sconto sul suo prossimo acquisto. Queste informazioni verrebbero inserite nel motore del flusso di lavoro al fine di automatizzare l’assegnazione delle attività ai diversi dipendenti dell’azienda o per avvisare un dipendente delle fasi successive che devono essere prese.
Questi dipendenti non usano il motore del flusso di lavoro, piuttosto usano un software compatibile con il motore del flusso di lavoro. Un programmatore di computer e un progettista di processi sarebbero coinvolti nella creazione del motore del flusso di lavoro. Mentre un programmatore di computer lavora allo sviluppo di un motore di flusso di lavoro, l’attenzione si concentra su come avvengono i passaggi del processo. Il progettista del processo coinvolto nella creazione del motore del flusso di lavoro si preoccupa del passaggio successivo o di ciò che accade a seguito del passaggio precedente.
In genere, il progettista del processo è qualcuno che lavora nel settore, ad esempio il responsabile dello sviluppo o un analista aziendale. Lo scopo principale di un motore di flusso di lavoro è automatizzare i processi e accelerare il processo. Ad esempio, in una situazione in cui si tratta di un processo di vendita, l’obiettivo finale nell’uso di un motore del flusso di lavoro è quello di accelerare il processo dal momento in cui un potenziale cliente viene a conoscenza di un prodotto o servizio fino al momento in cui viene effettuato un acquisto.