Un rapporto ad hoc è un rapporto creato da una persona in risposta a una specifica richiesta di informazioni, piuttosto che a intervalli prestabiliti o come parte del rapporto di routine. I supervisori possono richiedere tali rapporti per una serie di motivi e di solito forniscono un lasso di tempo per il completamento, come una richiesta di presentazione del rapporto entro la fine della giornata lavorativa. Sono disponibili strumenti per la creazione di tali report, a seconda della natura dell’azienda e della richiesta.
La frase latina “ad hoc” significa “per questo”, riferendosi all’idea che il rapporto è stato commissionato per uno scopo particolare e copre un argomento specifico. Una richiesta per un rapporto ad hoc può comportare informazioni interne come dati di vendita, rendimento dei dipendenti e così via. Può anche includere informazioni esterne, come i dati sulle mutevoli condizioni di mercato, le aspettative dei consumatori e altri argomenti. Quando viene fatta una richiesta per un rapporto ad hoc, dovrebbe includere una discussione dettagliata di ciò che è previsto nel rapporto.
Di solito questo tipo di lavoro è affidato a segretari e altro personale amministrativo. Raccolgono dati da banche dati aziendali e ricerche esterne come la revisione di pubblicazioni commerciali e notizie. I programmi software hanno spesso modelli che le persone possono utilizzare per generare rapidamente report. Questi possono essere collegati ai database per consentire la generazione di grafici, grafici e altre presentazioni visive di dati, attingendo direttamente al database anziché forzare la persona a creare la presentazione da zero.
Alcuni motivi per richiedere un rapporto ad hoc possono includere piani esplorativi per il lancio di nuovi prodotti e servizi, ricerche di mercato preliminari e preparazione per revisioni di pratiche e piani aziendali. In tutti i casi, i dati iniziali fungeranno da guida per il personale che deve prendere decisioni su come procedere. Il rapporto ad hoc è in grado di identificare particolari problemi e metterà in evidenza le attività da perseguire o da evitare. Ad esempio, il rapporto potrebbe mostrare che gli standard del settore stanno per cambiare, rendendo poco saggio investire in un sistema progettato per facilitare la conformità con gli standard esistenti, perché la società dovrebbe aggiornare in un prossimo futuro.
Mentre un report ad hoc viene ordinato in un breve periodo di tempo, deve comunque essere conforme agli standard di presentazione professionale. Ciò include la correzione di errori di battitura, errori e leggibilità, la formattazione corretta del documento e il rispetto di eventuali standard interni stabiliti dalla società per l’emissione di report. Avere un modello può aiutare in questo, poiché è possibile inserire le informazioni nel modello per assicurarsi che il report segua una struttura generale familiare.