I riepiloghi dei dirigenti sono brevi panoramiche di documenti più dettagliati utilizzati nel mondo degli affari. Una sintesi può essere preparata per fornire una rapida sintesi di una relazione finanziaria trimestrale, una proposta o una relazione sullo stato di avanzamento relativa a un progetto imminente. La funzione principale di questo tipo di documento è quella di consentire di rivedere rapidamente i fatti o i punti più importanti relativi al documento più grande senza dover leggere ciò che può essere una notevole quantità di dati.
Mentre ci sono alcune somiglianze tra il sommario esecutivo e un abstract o uno schema, la funzione di ciascuno di questi documenti è molto diversa. Un profilo è normalmente un precursore della proposta più ampia o del documento informativo e funge da linea guida per la creazione di quel documento più grande. L’abstract, come il sommario, è un documento preparato dopo che il documento più grande è stato completato, ma di solito è più breve e non è così dettagliato come il sommario. Inoltre, l’abstract può includere un linguaggio tecnico che è normalmente escluso dal sommario.
Un riassunto esecutivo ben fatto è in genere lungo dalle tre alle dodici pagine e comprende diverse sezioni importanti. Questo tipo di rapporto esecutivo di solito conterrà una breve introduzione al motivo del progetto o un rapporto più ampio, fornirà dati di base essenziali sul progetto, quindi passerà a fornire brevi riassunti delle analisi associate al progetto. Come ultimo elemento, il sommario presenterà le conclusioni raggiunte nel documento più ampio e suggerirà possibili linee d’azione basate su tali conclusioni.
Poiché alcuni progetti possono coinvolgere più di un rapporto, è possibile utilizzare un unico sommario esecutivo per coprire i punti chiave presenti in tutti i documenti e ricerche associati. Questo può essere molto vantaggioso, dal momento che un riepilogo adeguatamente preparato includerà informazioni sufficienti per consentire ai decisori di determinare cosa dovrebbe succedere successivamente con il progetto. In generale, questo sommario viene presentato con i documenti giustificativi in mano, creando un vero portfolio esecutivo che affronta completamente il progetto o la proposta. Questa creazione di una proposta esecutiva completamente dettagliata che utilizza il riassunto come documento di copertina offre al decisore la possibilità di esplorare un particolare punto in modo più dettagliato se lo desidera.
Sebbene sia spesso considerato uno strumento nelle grandi aziende, il concetto di una sintesi può essere impiegato in qualsiasi organizzazione che intraprenda un progetto di qualsiasi tipo. Le piccole imprese che progettano una strategia di marketing possono utilizzare questo modello di documento. Le organizzazioni senza fini di lucro possono anche scoprire che la preparazione di questo tipo di riepilogo è molto utile quando si affrontano problemi con un consiglio di amministrazione di qualche tipo.