Il Paperwork Reduction Act è una legge federale che è stata approvata negli Stati Uniti nel 1980 e sostanzialmente modificata nel 1995. Come suggerisce il nome di questa legge, l’obiettivo della legge è ridurre la quantità di documenti che devono essere gestiti da agenzie federali, imprese e privati cittadini, riducendo l’onere per le persone che gestiscono regolarmente le pratiche burocratiche. Le revisioni del 1995 hanno anche aumentato la sicurezza delle informazioni raccolte dal governo, ampliando al contempo l’accesso del pubblico ai dati raccolti pertinenti.
Le origini del Paperwork Reduction Act risalgono agli anni ’30, quando furono fatte numerose proposte per codificare e semplificare la raccolta di informazioni. Nel 1942, il Congresso approvò la Federal Reports Act nel tentativo di regolare la raccolta di informazioni, ma la legge non era all’altezza del compito e, nel 1976, il governo costituì una task force per esaminare le politiche di raccolta delle informazioni e formulare raccomandazioni. Ciò ha portato alla stesura del Paperwork Reduction Act del 1980, che si trova nel Titolo 44, Sezione 35 del Codice degli Stati Uniti.
Ai sensi della legge, è stato creato un ufficio di informazione e regolamentazione (OIRA) all’interno dell’ufficio di gestione e bilancio (OMB). Quando un’agenzia governativa desidera raccogliere informazioni da 10 o più persone, deve inviare una richiesta a OIRA per la revisione. L’Ufficio determina se la raccolta di informazioni sarà utile o utile e esamina i moduli e le tecniche che verranno utilizzate per raccogliere i dati. Se la raccolta di informazioni viene cancellata, l’agenzia può procedere. In caso contrario, l’agenzia sarà costretta a rivedere i propri piani.
Nel 1995, sono state apportate alcune modifiche alla Legge sulla riduzione del lavoro di ufficio, riconoscendo che le informazioni elettroniche stavano diventando sempre più comuni e che le agenzie governative dovevano proteggere i propri dati. La legge sull’eliminazione delle pratiche burocratiche del 1998 ha stabilito le linee guida per conservare i dati in formato elettronico e raccogliere dati elettronicamente. Sebbene questa legge non imponesse l’uso dell’archiviazione elettronica e della raccolta di dati, stabiliva politiche specifiche che erano progettate per incoraggiare le agenzie governative a considerare l’eliminazione delle scartoffie al posto dei metodi elettronici.
I cittadini americani potrebbero aver notato gli avvisi di Paperwork Reduction Act sui documenti governativi che compilano. Questi avvisi indicano che la richiesta di raccolta di informazioni è stata esaminata e approvata da OIRA e che è conforme ai termini della legge. Per i singoli cittadini e le imprese, questo è importante perché riduce la quantità di scartoffie non necessarie che devono compilare.