Un rimborso gas è un tipo di rimborso aziendale che fornisce un pagamento a un dipendente che acquista benzina mentre viaggia per affari legati all’azienda. Talvolta denominata rimborso chilometrico gas, questa operazione ha lo scopo di rimborsare al dipendente le spese vive sostenute nell’espletamento delle mansioni assegnate dal datore di lavoro. Un programma di rimborso del veicolo può funzionare in due modi diversi, a seconda che il dipendente utilizzi un veicolo personale o di proprietà dell’azienda per il viaggio o utilizzi un’auto a noleggio per il viaggio.
Un approccio al rimborso del gas è spesso indicato semplicemente come rimborso del chilometraggio. In questo scenario, al dipendente viene concesso l’accesso a un veicolo di proprietà dell’azienda per il viaggio di lavoro o noleggia un’auto utilizzata per viaggiare da e verso i siti dei clienti. In questo scenario, il dipendente deve in genere pagare di tasca propria l’acquisto di benzina e conservare le ricevute della benzina. Una volta completato il viaggio, il dipendente include tali ricevute nella sua nota spese e viene rimborsato per l’esatta quantità di benzina acquistata durante il viaggio.
Un approccio diverso al rimborso del gas viene spesso utilizzato quando il dipendente sceglie di guidare il proprio veicolo personale. Qui, l’attenzione si concentra sulle spese complessive sostenute utilizzando il veicolo per i viaggi di lavoro. Invece di tenere traccia del carburante acquistato, il dipendente tiene traccia della distanza percorsa per tutta la durata del viaggio. Il datore di lavoro rimborsa quindi il dipendente in base al chilometraggio, in genere a una tariffa fissa per miglio fissata da un’agenzia di regolamentazione governativa. Con questo approccio, non è necessario tenere traccia della quantità di benzina acquistata, poiché l’assegnazione per miglio consente l’uso della benzina e l’usura del veicolo.
È importante notare che in alcune nazioni esiste una chiara distinzione tra questi due tipi di rimborso. In tali contesti, un rimborso gas si applica solo al pagamento delle spese vive del dipendente in termini di carburante acquistato durante il viaggio. La cultura aziendale di altri paesi può utilizzare il termine per descrivere un rimborso basato sull’effettivo acquisto di benzina o sul pagamento di una tariffa fissa per miglio percorso. In queste ultime nazioni, i termini rimborso gas e rimborso chilometrico sono spesso usati in modo intercambiabile.
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