Quando un dipendente utilizza il suo veicolo personale per condurre affari a beneficio del suo datore di lavoro, può ricevere un rimborso per i costi associati sotto forma di rimborso del chilometraggio. In questo modo, una società assorbe parte delle spese di carburante e dell’usura delle automobili a un ritmo predeterminato, alleggerendo l’onere finanziario dei dipendenti. Negli Stati Uniti, questo è un vantaggio opzionale; in quanto tale, il governo degli Stati Uniti può anche consentire una detrazione fiscale per società o individui che utilizzano auto per scopi commerciali. Di solito, le società basano il tasso di rimborso del chilometraggio sulle linee guida stabilite dalle agenzie governative nazionali, come l’Internal Revenue Service (IRS) negli Stati Uniti, ma non sempre.
I dipendenti che lavorano per organizzazioni che offrono il rimborso delle miglia sono generalmente tenuti a fornire un resoconto accurato delle miglia aziendali che percorrono. La maggior parte delle aziende ha un modulo standard, chiamato nota spese, in cui il dipendente completa le informazioni pertinenti che delineano i luoghi in cui ha guidato, il numero di miglia che ha percorso per arrivarci e lo scopo commerciale di ogni particolare visita. Quando la direzione approva la nota spese, il dipendente viene quindi rimborsato per i costi sostenuti. Questo viene solitamente calcolato prendendo il numero di miglia aziendali percorse e moltiplicando tale cifra per l’attuale tasso di rimborso stabilito dal datore di lavoro.
Negli Stati Uniti, l’IRS pubblica tariffe chilometriche standard opzionali basate sul costo di funzionamento di un’auto. Nella stima vengono generalmente considerati anche i prezzi del gas dell’anno precedente. I datori di lavoro possono scegliere di rimborsare i membri del personale in base a questa tariffa suggerita. Possono anche deviare da esso a loro discrezione.
Alcune aziende scelgono di non offrire affatto il rimborso delle miglia. Quando lo fanno, tuttavia, possono quindi avere il diritto di includere tale spesa come detrazione fiscale sulle loro dichiarazioni aziendali. Allo stesso modo, le persone che non ricevono il rimborso delle miglia dai loro datori di lavoro possono anche avere diritto a dettagliare le spese per l’auto come detrazione sulle loro dichiarazioni dei redditi personali.
Il viaggio da casa di una persona a un luogo di lavoro non è solitamente rimborsabile né per un’unità di lavoro né per un individuo. In altre parole, se una persona guida in genere 20 miglia al giorno da casa sua al suo ufficio, di solito non può pretenderlo come una spesa legittima. Durante il giorno, tuttavia, se si reca in altri luoghi per effettuare chiamate di vendita o condurre affari per il suo datore di lavoro, di solito può richiedere un risarcimento per il viaggio aggiuntivo quando viene offerto il rimborso del chilometraggio.
Smart Asset.