Un server di posta vocale è un server informatico in grado di contenere un numero elevato di messaggi di posta vocale; di solito viene utilizzato dalle aziende piuttosto che dai privati a causa dei costi di esercizio e manutenzione. Come la maggior parte dei server, un server di posta vocale può archiviare enormi quantità di memoria, quindi può memorizzare migliaia di messaggi vocali contemporaneamente. Per l’archiviazione, un messaggio vocale viene convertito in un file audio e archiviato nel server. Questo tipo di server ha comunemente molte caselle di posta diverse, quindi ogni dipendente o utente può ricevere messaggi in privato, senza che un amministratore debba instradare correttamente i messaggi vocali. Il server su cui sono archiviati i messaggi vocali può inviare e-mail o messaggi di testo agli utenti in modo che sappiano che nuovi messaggi vocali sono entrati nel server.
Molti server sono progettati per contenere informazioni e instradare i dati da una destinazione all’altra e un server di posta vocale svolge entrambe le funzioni. Questo server deve essere in grado di contenere centinaia, se non migliaia, di messaggi vocali contemporaneamente, soprattutto per le grandi aziende con molti dipendenti. I messaggi vocali possono essere necessari per gli utenti, specialmente nelle aziende in cui i dipendenti ricevono spesso ordini o richieste dei clienti tramite posta vocale, quindi il server deve essere in grado di conservare i file in modo sicuro senza cancellarli accidentalmente.
Per instradare i file nella posizione corretta, la maggior parte delle applicazioni del server di posta vocale include molte caselle di posta separate, una per ogni dipendente o reparto, a seconda di come viene gestita l’attività. Avere caselle di posta separate garantisce che ogni persona riceva i propri messaggi vocali con problemi minimi. Questo rende anche più facile per gli amministratori, perché l’instradamento manuale dei messaggi vocali può richiedere ore e può essere molto difficile senza elencare tutti i messaggi vocali che entrano nel sistema.
I messaggi vocali sono essenzialmente file audio registrati. Dopo che i messaggi vocali sono stati registrati, il server di posta vocale li converte in file audio generici che la maggior parte dei telefoni cellulari o dei computer sarà in grado di riprodurre senza la necessità di un software speciale. I blocchi e le crittografie sono generalmente posizionati sul file audio per mantenere i messaggi al sicuro dagli hacker.
Quando un server di posta vocale riceve nuovi messaggi di posta vocale, generalmente avvisa la persona che possiede la posta in arrivo tramite un’e-mail o un messaggio di testo. Non solo il server è in grado di inviare avvisi a molti dispositivi, ma molti dispositivi possono essere utilizzati per accedere al server di posta vocale. Qualsiasi dispositivo con accesso a Internet può essere utilizzato per recuperare e riprodurre messaggi vocali da questo server, rendendo molto più facile per un utente ascoltare i propri messaggi.