Un sistema informativo contabile è il sistema di metodi e processi utilizzati dalle aziende per conservare le informazioni relative a transazioni commerciali o finanziarie. Storicamente, questo sistema prevedeva registri cartacei, riviste e altri rapporti finanziari. I proprietari di aziende e i contabili erano responsabili dell’utilizzo attivo di questi libri mastri e riviste per mantenere registri finanziari accurati durante l’esecuzione delle proprie operazioni commerciali. Il progresso della tecnologia dell’informazione ha permesso alle aziende di trasformare questo sistema di informazioni contabili in un processo automatizzato utilizzando computer, server e software di contabilità.
Il ciclo contabile è una forza trainante nella maggior parte dei sistemi informativi contabili della società. Questo ciclo include l’identificazione e l’analisi delle transazioni, la creazione e la registrazione di scritture contabili nella contabilità generale, la preparazione di un bilancio di verifica, la creazione di voci di rettifica, la preparazione di un bilancio di verifica rettificato, la creazione di rendiconti finanziari, la finalizzazione dei conti con le voci di chiusura e la generazione di un bilancio di verifica finale e bilancio di esercizio. Questi passaggi di base aiutano le aziende a sviluppare il proprio sistema informativo contabile, manuale o computerizzato.
I pacchetti software di contabilità di solito consistono in diversi moduli basati sul tradizionale processo di contabilità manuale. I moduli includono contabilità generale, cespiti, debiti, crediti, buste paga e altri moduli speciali. Ogni singolo modulo crea un sistema in cui le aziende possono spostare le informazioni attraverso le fasi del ciclo contabile. La capacità di trasferire queste informazioni elettronicamente può migliorare l’accuratezza e la tempestività dell’azienda nel riportare le informazioni finanziarie.
I sistemi contabili computerizzati spesso richiedono ai dipendenti dell’azienda di concentrarsi maggiormente sulla revisione delle informazioni raccolte dai vari reparti aziendali piuttosto che sull’immissione di dati aziendali. Questo sistema consente ai singoli contabili di elaborare più informazioni in meno tempo rispetto ai tradizionali libri mastri cartacei. Il software di contabilità può anche disporre di salvaguardie interne automatiche che controllano l’accuratezza e la validità delle informazioni finanziarie utilizzando un processo di revisione interna. Questo processo spesso limita la quantità di errori di immissione dei dati di base e altre informazioni prive di senso dall’ingresso nel sistema informativo contabile.
Le aziende possono scegliere di utilizzare un sistema informativo contabile ibrido che coinvolge processi contabili sia manuali che computerizzati. Alcuni tipi di informazioni aziendali o finanziarie, come fatture fornitore, fogli presenze buste paga e accordi contrattuali, potrebbero dover essere esaminati da un contabile. L’utilizzo di un sistema ibrido può fornire un processo di revisione migliore poiché i dipendenti della contabilità possono mettere in discussione le informazioni finanziarie e chiedere feedback prima di inserire le informazioni nel sistema contabile. Il processo di revisione manuale può essere richiesto anche dai controlli interni dell’azienda. Questi controlli interni assicurano che nessuna informazione venga inserita nel software di contabilità di un’azienda che sia imprecisa o rappresenti obblighi finanziari più elevati di quanto previsto in precedenza.
Smart Asset.