Una scheda di apertura è una scheda perforata che include un’apertura in cui è inserito un pezzo di microfilm. Il microfilm contiene dati come un disegno, mentre la scheda perforata include dettagli sui dati. Le schede Aperture sono state progettate per l’uso in archivi in una vasta gamma di applicazioni e alcune sono ancora utilizzate in questo senso oggi. Per la maggior parte, tuttavia, i sistemi di archiviazione digitale hanno sostituito la carta di apertura.
Alcuni esempi di elementi che possono essere montati su una scheda di apertura includono progetti, disegni tecnici e microfilm di pagine di giornali. La dimensione del film varia a seconda di dove e quando è stato prodotto il film. La carta, contrassegnata in codice Hollerith, di solito ha anche informazioni leggibili dall’uomo in modo che la carta possa essere facilmente identificata.
È necessario un lettore di schede specializzato per visualizzare una scheda di apertura. Il lettore di schede può interpretare i metadati sulla scheda perforata e ingrandire il film in modo che possa essere facilmente visto. I lettori di schede possono includere la capacità di ordinare e catalogare un’ampia raccolta di schede di apertura, consentendo alle persone di gestire un ampio archivio.
Il netto vantaggio di una carta di apertura dal punto di vista dell’archivio è che occupa molto meno spazio rispetto ai progetti e ai disegni a grandezza naturale, insieme alle informazioni di accompagnamento. Le dimensioni e la forma standardizzate rendono anche le carte di apertura più facili da memorizzare se confrontate con i disegni originali. Ad esempio, un ufficio di registrazione della contea può archiviare atti e progetti in una piccola stanza quando sono su schede di apertura, che richiedono uno spazio molto più grande per i documenti originali.
Lo svantaggio, ovviamente, è che le schede di apertura occupano ancora spazio e richiedono alcune attività manuali, a differenza delle informazioni digitali. Con un sistema di archiviazione digitale, le informazioni possono essere catalogate in vari modi e richiamate istantaneamente ogni volta che è necessario. I sistemi digitali, tuttavia, possono degradare i dati se vengono compromessi e può essere costoso sostituire i sistemi man mano che vengono sviluppate nuove tecnologie.
Archivi sostanziali di schede di apertura sono stati convertiti in formato digitale per comodità in alcune regioni. Le carte originali possono essere conservate o scartate una volta che è chiaro che il sistema digitale è funzionante. Per le persone con un interesse particolarmente ardente, sono ancora disponibili gli spazi vuoti delle carte di apertura, che consentono alle persone di creare nuove carte di apertura. Tali carte sono utilizzate principalmente per interesse personale piuttosto che per l’archiviazione istituzionale, perché la tecnologia digitale ha così tanti chiari vantaggi, che la rendono una scelta preferita.