Negli affari, una carta di progetto è un documento che definisce un progetto e presenta l’autorizzazione per esso. Indica gli obiettivi principali, i valori e l’intento del progetto. Ciò garantisce che tutte le parti interessate concordino sullo scopo e sulla portata del progetto, il che impedisce la confusione all’avvio del progetto. Sebbene una carta del progetto possa non essere richiesta dalla legge, è uno strumento prezioso utilizzato dai pianificatori del progetto e da altre parti interessate per mantenere il progetto organizzato e focalizzato.
Se in passato una società ha scritto carte di progetto, i pianificatori possono utilizzare una vecchia carta di progetto come modello, ma in caso contrario, i modelli sono disponibili sia online sia nei libri e nei periodici di pianificazione aziendale. Molti dei dettagli possono essere presi dalla proposta di progetto. Una proposta di progetto è generalmente scritta come un modo per ottenere finanziamenti o supporto per un progetto. Elenca gli obiettivi del progetto e il modo in cui tali obiettivi verranno raggiunti.
Per essere utile, una carta del progetto deve includere determinate informazioni. Innanzitutto, dovrebbe indicare il nome del progetto e la persona responsabile. Dovrebbe delineare i ruoli delle persone chiave, quali investitori, manager e proprietari di immobili, e dovrebbe definire la terminologia. Ciò consente a tutti i soggetti coinvolti nel progetto di condividere lo stesso vocabolario, facilitando molto la discussione del progetto.
La carta del progetto dovrebbe anche elencare gli obiettivi del progetto. Questi dovrebbero essere gli stessi obiettivi proposti dalla proposta di progetto. La modifica di tali obiettivi deve essere valutata e approvata da tutte le parti interessate prima di apportare modifiche. Come ogni buon obiettivo, gli obiettivi stabiliti in una carta del progetto dovrebbero essere specifici e realisticamente raggiungibili. È opportuno delineare una linea temporale in modo che le parti interessate possano valutare i progressi.
Altri elementi chiave di una carta del progetto sono le priorità e la portata. Le priorità indicano quali sono gli obiettivi più importanti e lo scopo descrive ciò che il progetto comporterà e non comporterà. Questi sono importanti per prevenire il cosiddetto “creep scope”: il graduale ampliamento del focus di un progetto fino a quando non diventa un pasticcio di obiettivi impossibili da gestire che drenano tempo, denaro e risorse.
In effetti, dovrebbe essere inclusa anche una descrizione dettagliata di tempo, denaro e risorse disponibili per il progetto. Dovrebbero essere indicati i costi previsti e i fondi disponibili, così come la scadenza per il completamento del progetto. A seconda delle dimensioni di un progetto e delle esigenze dei singoli azionisti, una carta del progetto potrebbe includere informazioni aggiuntive, ma non dovrebbe mai tralasciare nessuno di questi punti chiave.