Una teleconferenza è una riunione o una conferenza tenuta tramite una connessione telefonica o di rete tra partecipanti in città o luoghi di lavoro remoti. Esistono molti tipi di teleconferenze, con la forma più semplice che prevede l’uso di un telefono vivavoce in ciascuna sede per condurre una conferenza audio. Le riunioni di teleconferenza più sofisticate comportano lo scambio di audio, video e dati. Il termine teleconferenza può anche riferirsi a un evento dal vivo che viene trasmesso via satellite a varie posizioni contemporaneamente.
Sebbene la teleconferenza sia un termine ampio che include una varietà di opzioni, le basi per tutte le teleconferenze prevedono l’uso di apparecchiature di telecomunicazione, utenti in più posizioni e comunicazione collaborativa tra i partecipanti. L’audioconferenza di base è essenzialmente una chiamata in conferenza. La grafica audio, un’altra forma di teleconferenza, consente ai partecipanti di condividere grafica, documenti e video oltre all’audio; e coinvolge apparecchiature aggiuntive come tablet elettronici, scanner e terminali dati vocali.
La posta elettronica è un esempio comune di teleconferenza del computer. Attraverso l’uso di apparecchiature aggiuntive, principalmente una telecamera TV, una teleconferenza video assomiglia maggiormente a una riunione faccia a faccia, incorporando la possibilità di visualizzare i partecipanti in tutte le posizioni. Molte aziende dispongono di una sala per videoconferenze permanentemente attrezzata con le attrezzature necessarie.
I numerosi vantaggi del teleconferenza per le scuole e le aziende includono i risparmi nei tempi e nei costi di viaggio per portare tutti i partecipanti in un unico luogo. In caso di urgenza, tenere una teleconferenza può essere molto più veloce che organizzare una riunione. Un altro vantaggio è che, a causa dell’accessibilità, una teleconferenza consente a grandi gruppi di partecipanti di sentirsi inclusi nelle riunioni e nel processo decisionale. Se necessario, una scuola o un’azienda può crittografare i segnali per garantire la sicurezza delle comunicazioni durante una teleconferenza.
Quando si sceglie l’attrezzatura per una teleconferenza, considerare diversi fattori. Se si utilizza una webcam, provarla in anticipo per determinare che la videocamera sia a una distanza accettabile. Una linea telefonica cablata è la migliore per chiarezza. Se si utilizza un telefono cordless, prepararsi a cambiare le frequenze in caso di interferenza durante la teleconferenza.
Cellulari e vivavoce dovrebbero essere usati come ultima risorsa. I telefoni cellulari incontrano spesso interferenze e i vivavoce rilevano rumori di fondo e spesso producono echi. I microfoni sono utili per ridurre il rumore di fondo.
Una teleconferenza richiede regole di etichetta specifiche. Ogni partecipante dovrebbe annunciare quando accede e si disconnette da una teleconferenza. Le persone coinvolte dovrebbero parlare in modo chiaro e lento, evitare discorsi monotoni e descrivere qualsiasi linguaggio del corpo importante per la conversazione. A causa della sensibilità delle apparecchiature telefoniche, i partecipanti dovrebbero evitare rumori estranei come sfogliare i documenti o toccare le dita o una matita.
Dal punto di vista dell’impegno è utile utilizzare i nomi dei partecipanti durante la riunione. Variare frequentemente l’altoparlante in modo da non perdere l’attenzione. Chiedere regolarmente feedback o risposte.