Un disclaimer di riservatezza è una dichiarazione legale che accompagna una comunicazione per informare il destinatario che il documento è riservato e per fornire alcune informazioni su come gestire il documento al fine di mantenere la riservatezza. Le esclusioni di riservatezza possono essere incluse in dichiarazioni legali più grandi e sono comunemente presenti su comunicazioni e-mail, fax e documenti stampati inviati alle persone su richiesta, come le cartelle cliniche. Tali disclaimer sono solitamente redatti da un avvocato, sebbene le persone possano utilizzare una dichiarazione generica come disclaimer piuttosto che assumere un avvocato per generare un documento personalizzato.
Diversi componenti sono inclusi in un disclaimer di riservatezza. Il primo discute la riservatezza delle informazioni e definisce il destinatario o l’utente previsto. Se le informazioni vengono acquisite o inviate per errore, al destinatario viene chiesto di distruggere le informazioni per mantenere la riservatezza e può essere detto di contattare la persona indicata nel disclaimer per avvisare la persona del fatto che le informazioni sono andate perdute. Le comunicazioni private contrassegnate da tale disclaimer non possono essere utilizzate da persone diverse dai soggetti autorizzati.
Le esclusioni di riservatezza possono anche definire il rapporto giuridico tra la persona che invia le informazioni e la persona che riceve il materiale. I rapporti legali speciali come i rapporti medico-paziente devono essere chiaramente definiti e l’esclusione di responsabilità sulla riservatezza discute la natura del rapporto. La semplice ricezione di un documento da un medico non crea una relazione legalmente riconosciuta, ad esempio, ma se il documento definisce il destinatario come paziente, lo fa.
Le dichiarazioni di non responsabilità sulla riservatezza discutono anche il modo in cui le informazioni dovrebbero essere utilizzate. Definire l’uso previsto può essere importante se in seguito sorgono problemi di riservatezza in tribunale, poiché le persone possono determinare se le informazioni sono state abusate sulla base dell’inclusione di tali dichiarazioni in una dichiarazione di riservatezza. I limiti all’uso delle informazioni possono essere progettati per proteggere la privacy o la sicurezza, a seconda della natura delle informazioni fornite.
Sebbene le persone tendano a scremare il linguaggio legale quando lo incontrano, è consigliabile leggere e rivedere attentamente le dichiarazioni di non responsabilità. Il disclaimer può contenere informazioni importanti, comprese le informazioni su chi contattare in caso di problemi. Discute anche questioni di responsabilità e l’uso autorizzato delle informazioni, due cose fondamentali di cui essere a conoscenza, oltre a delineare i diritti del destinatario. Le persone che gestiscono informazioni riservate dovrebbero conoscere i propri diritti in modo da potersi difendere in caso di controversia. Se una parte sembra violare le responsabilità delineate in un disclaimer di riservatezza, l’altra parte dovrebbe informare quella parte delle clausole violate.