Un affidavit è un documento eseguito sotto giuramento e che espone fatti noti o creduti dalla persona che effettua l’affidavit, chiamato dichiarante. Quando eseguito davanti a un notaio, il documento è noto come affidavit notarile. In circostanze limitate, una dichiarazione giurata autenticata può essere accettata al posto della testimonianza nei casi giudiziari; anche una dichiarazione giurata autenticata verrà regolarmente eseguita in molte circostanze che non comportano apparizioni davanti a un giudice.
Un affidavit differisce dalla testimonianza in tribunale o da una deposizione in quanto il dichiarante fa una dichiarazione completamente volontaria e non è né interrogato né controinterrogato. Mentre sia le comparizioni in tribunale che le deposizioni possono essere obbligate dal tribunale, le dichiarazioni giurate non possono essere richieste perché, come notato, sono puramente volontarie.
Quando fatto in prima persona, un affidavit di solito inizia con una dichiarazione che identifica il dichiarante, compreso il suo indirizzo, e afferma la sua competenza per eseguire l’affidavit. Quando reso in terza persona, come nel caso dei tutori che eseguono atti di notorietà per i propri figli o genitori incapaci, la natura del rapporto deve essere esplicitata nell’affidavit, nonché la loro facoltà di rendere l’affidavit. L’affidavit deve inoltre indicare sia il luogo che la data in cui è stata eseguita.
Non esiste una forma generalmente richiesta che deve assumere una dichiarazione giurata autenticata, tranne che dovrebbe essere limitata a una dichiarazione dei fatti. Non è appropriato includere argomenti, caratterizzazioni o giudizi in un affidavit. I fatti dovrebbero essere esposti in modo chiaro e definitivo, e quando si basano sulle informazioni del dichiarante piuttosto che sulla conoscenza personale, la fonte di tali informazioni dovrebbe essere chiarita. Ad esempio, l’affermazione “Ho visto l’auto colpire l’albero” si basa su conoscenze personali; “l’autista era ubriaco”, è l’informazione, e “sapevo che l’autista era ubriaco perché è stato riportato sul giornale”, espone le informazioni e ne identifica la fonte.
Il fatto che un affidavit sia una dichiarazione di fatto su cui si farà affidamento nei procedimenti legali rende essenziale che sia eseguito sotto giuramento. Il documento non diventa un affidavit fino a quando il dichiarante non viene posto sotto giuramento e lo esegue a quel punto. La persona che prende l’affidavit – un notaio, un cancelliere o un commissario di atti, per esempio – amministrerà il giuramento al dichiarante, che quindi esegue l’affidavit firmandolo. Il funzionario firmerà quindi il documento, indicando la fonte della sua autorità per amministrare i giuramenti. Negli Stati Uniti, un notaio indicherà il suo titolo di ufficio, il paese di giurisdizione e la data di scadenza della commissione notarile. Tutte queste informazioni sono registrate in fondo a un affidavit autenticato. Il sigillo notarile non è richiesto, ma è spesso impresso dal notaio.