Una lettera di affidavit è generalmente semplice da scrivere e in molti casi un modulo standard è disponibile presso il tribunale locale da un ufficiale di polizia o anche come modello in un software di elaborazione testi. Se il dichiarante non è in grado di individuare i moduli appropriati, è accettabile anche la stesura o la dettatura di una lettera. Il tipico affidavit generale include una dichiarazione standard della data, il nome del dichiarante e la sua dichiarazione. Una volta completata la lettera di affidavit, questa dichiarazione giurata è firmata dal dichiarante e firmata e autenticata da un notaio o altro testimone appropriato e autorevole.
L’utilizzo di moduli di affidavit ufficiali è utile, ma la lettera può essere scritta su qualsiasi tipo di carta. In alcuni casi, l’affidavit deve essere completato con l’assistenza di un ufficiale di polizia. Non esiste un formato corretto da rispettare. La tipica lettera di affidavit inizia con il nome dello stato e del paese in cui verrà archiviato il documento.
L’identificazione del luogo è seguita da un paragrafo chiamato inizio che inizia con una frase come “Prima del sottoscritto” e include la data e il nome legale del richiedente. Questo primo paragrafo in genere termina introducendo la dichiarazione o la descrizione dell’evento rilevante con una frase simile a “dopo aver prestato giuramento, deporre e dire”.
Le informazioni cruciali che una lettera di affidavit generale dovrebbe includere sono il nome legale, l’indirizzo e il numero di telefono corretti del dichiarante e la relazione con il problema. La dichiarazione deve anche riguardare l’elemento o gli elementi specifici che l’affiant sta attestando. Dovrebbe essere una prosa chiara e concisa, facile da leggere e da capire.
La lettera di affidavit deve essere firmata e autenticata alla presenza di un notaio o di un commissario. Ogni stato e paese avrà requisiti particolari per l’autenticazione notarile. In fondo alla lettera deve essere lasciato uno spazio per la firma del dichiarante e del notaio. Includere il nome del funzionario che ha autenticato la lettera, se noto.
Piuttosto che redigere una lettera di affidavit da zero, è spesso possibile recarsi presso il tribunale locale o l’ufficio del cancelliere e ritirare un modulo di affidavit generale. Se conveniente, il dichiarante dovrebbe provare a completare il modulo di affidavit mentre è ancora in tribunale. Questo perché ci sono persone che possono rispondere alle domande e fornire assistenza immediata.
Prima di scrivere un affidavit, considera il motivo per cui deve essere scritto. Esistono in genere moduli specifici che dovrebbero essere utilizzati in determinati casi. Ad esempio, il governo statale o nazionale può disporre di un modulo specifico per un affidavit di unione domestica, servizio militare o intenzione di diventare un residente permanente. Questi moduli sono spesso pubblicati online e sono generalmente disponibili presso il tribunale locale o l’agenzia governativa competente.
Poiché un affidavit è una dichiarazione giurata, fornire intenzionalmente informazioni false o fuorvianti può comportare l’accusa di falsa testimonianza. Le implicazioni legali e la potenziale sanzione per falsa testimonianza dipendono da come viene utilizzata la dichiarazione giurata e dal fatto che l’azione legale sia penale o civile. È importante essere il più veritieri ed espliciti possibile in una lettera di affidavit per evitare conseguenze legali.