Una distinta di prelievo è un documento che viene spesso utilizzato per estrarre particolari articoli in quantità specifiche da un inventario. Gli articoli estratti vengono indirizzati a un piano di produzione per l’utilizzo in un’attività di produzione o per evadere un ordine effettuato da un cliente. Sebbene i dettagli presenti nell’elenco varino, le informazioni sono generalmente sufficienti per documentare l’attività in modo che i sistemi di tracciamento all’interno della struttura operativa complessiva dell’azienda siano aggiornati per riflettere gli esborsi dall’inventario.
Quando una lista di prelievo viene utilizzata per individuare e prelevare le merci per evadere un ordine effettuato da un cliente, la lista spesso funge da autorizzazione per rimuovere le merci dall’inventario. Una volta che l’elenco viene utilizzato per individuare e spostare fisicamente le merci nell’area di evasione dell’ordine, lo stesso elenco può essere utilizzato per aggiornare i record di inventario. Con alcuni sistemi, la lista di prelievo viene effettivamente generata nel database dell’inventario, inserendo gli articoli ordinati in uno schema di attesa fino a quando non viene confermato che le merci sono state ritirate e sono ora in possesso del reparto di evasione ordini. A quel punto, il dettaglio della distinta di prelievo verrà abbinato all’ordine di acquisto del cliente e verrà generata una distinta di imballaggio per accompagnare la merce ordinata a destinazione.
In modo simile, è possibile generare una distinta di prelievo per estrarre articoli specifici da utilizzare internamente, ad esempio in un reparto di produzione. Con questa applicazione, le voci dell’elenco vengono spesso create utilizzando i dettagli trovati in un modulo di richiesta dipartimentale. Come per l’evasione degli ordini dei clienti, gli articoli vengono prelevati e indirizzati al reparto che effettua la richiesta, trasferendo sia le quantità che i costi a quel reparto. Una volta confermata la ricezione, gli articoli vengono detratti dallo stock di inventario, consentendo di mantenere sempre un inventario accurato di quali merci sono disponibili e quando è necessario riordinare determinati articoli dai fornitori.
È possibile utilizzare una lista di prelievo praticamente in qualsiasi tipo di ambiente aziendale. Anche gli uffici possono utilizzare elenchi di questo tipo per richiedere forniture per ufficio da un’area di approvvigionamento centrale all’interno dell’azienda o utilizzare l’elenco di prelievo per ritirare gli articoli da consegnare ai clienti che li ordinano. Essendo uno strumento che aiuta a creare una traccia documentale per transazioni sia interne che esterne, il valore dell’elenco non può essere sopravvalutato.
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