In linea di massima, i costi operativi si dividono in categorie fisse e variabili, determinate dalla forma che assumono di periodo in periodo. I costi fissi rimangono gli stessi indipendentemente da ciò che accade in un’azienda, mentre i costi variabili fluttuano in risposta all’uso e ad altre attività. La contabilità di entrambi è necessaria per tenere registri accurati e sviluppare budget adeguati. Alcuni strumenti per la stima dei costi variabili sono disponibili per aiutare a controllarli, poiché possono diventare un problema quando un’azienda non riesce a tenerne conto.
I costi operativi fissi di un’azienda rimangono stagnanti, indipendentemente da quanto tempo è aperta e da quanto produce. Questi costi includono cose come il pagamento dell’affitto o del mutuo, l’assicurazione, le spese per mantenere una consulenza legale e così via. Sono spese regolari e ricorrenti che non fluttuano, se non previo accordo. Ad esempio, una compagnia di assicurazioni può aumentare il prezzo di una polizza al momento del rinnovo. Di mese in mese, però, i premi rimarrebbero gli stessi.
Al contrario, i costi operativi variabili oscillano. Le utenze come l’acqua e l’elettricità sono misurate per fornire tariffe basate sull’uso. Quando le aziende utilizzano di più, pagano di più, a volte notevolmente di più se superano le stime di utilizzo di base. Anche le forniture e il libro paga dei dipendenti possono essere variabili. Se un ristorante è aperto per cena sette sere a settimana, ad esempio, avrà bisogno di più cibo che se fosse chiuso tre di quelle sere. Allo stesso modo, sarebbero necessari più dipendenti per periodi di lavoro di punta e orari prolungati e le ore potrebbero essere ridotte in altri momenti per ridurre le spese del personale.
All’interno dei costi operativi fissi e variabili, le aziende possono essere in grado di trattare i costi in una varietà di categorie fiscali. Alcune sono spese direttamente correlate al miglioramento dell’attività, come i contratti di locazione di attrezzature e strutture, che possono essere deducibili dalle tasse. Allo stesso modo, gli onorari professionali di avvocati e commercialisti rientrerebbero nella propria categoria fiscale per consentire alla società di detrarli. Se un costo può essere direttamente collegato alla spesa per fare affari, può beneficiare di un trattamento fiscale speciale.
I costi fissi includono premi, affitti, locazioni e commissioni, mentre i costi operativi variabili possono comportare attività come spese in conto capitale, buste paga e forniture. Le aziende che hanno bisogno di budget per le loro spese variabili possono utilizzare strumenti come le stime delle agenzie di servizi pubblici e la creazione di grafici di anno in anno. Questi grafici possono fornire informazioni approssimative su quanto un’azienda potrebbe spendere per spendere, date le esperienze passate. Ad esempio, il libro paga per i dipendenti durante le festività natalizie potrebbe essere prevedibile sulla base delle spese della scorsa stagione, con un aggiustamento per gli aumenti.
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