Una nota di avviso è un tipo di documento commerciale che afferma che un ordine effettuato da un cliente è stato effettivamente ricevuto e autorizzato per la spedizione e ora è in arrivo. A volte indicato come un avviso di spedizione, l’intento del documento è di tenere informato il cliente sullo stato corrente dell’ordine e anche di assicurarsi che il cliente sappia in anticipo quando aspettarsi che arrivi l’arrivo. Una volta fornite ai clienti sotto forma di lettera commerciale consegnata per posta, molte aziende oggi utilizzano la posta elettronica o processi di notifica online simili per notificare ai clienti che un ordine è stato elaborato e spedito e per far sapere al cliente approssimativamente quando l’ordine arriverà nel punto di destinazione.
La nota di avviso è in qualche modo simile a quella che è nota come un consiglio di accettazione. Questo documento viene spesso utilizzato nei circoli finanziari per affermare l’estensione di una linea di credito a un cliente, da un venditore o da un istituto finanziario come una banca. Sebbene leggermente diversi nello scopo, sia la nota di avviso che il consiglio di accettazione servono allo scopo di informare un cliente che la richiesta che ha presentato è stata approvata e sarà presto disponibile per l’uso di quel cliente.
La quantità di dettagli inclusa in una nota di avviso varierà, a volte in base alle abitudini locali e altre volte dalle leggi commerciali che si applicano nella giurisdizione in cui si trova il fornitore o il fornitore. La maggior parte delle versioni della nota includerà riferimenti ai numeri di ordine; qualsiasi numero dell’ordine d’acquisto fornito dal cliente; una descrizione che includa il tipo e la quantità di merci incluse nell’ordine; e anche i costi totali, comprese eventuali spese di spedizione che vengono valutate dal fornitore. Anche la modalità di spedizione, incluso il nome dello spedizioniere, fa spesso parte dei dettagli inclusi. Se la spedizione è un adempimento parziale di un ordine del cliente, i dettagli possono anche identificare quali articoli verranno spediti in un secondo momento. Quando i dettagli nella nota di avviso sono abbastanza completi, il cliente può utilizzare i dettagli per abbinarli all’ordine di acquisto originale e avere una buona idea di quando aspettarsi ciascuno degli articoli coinvolti in quell’ordine.
È importante notare che una nota di avviso non sostituisce la polizza di carico effettiva che accompagna la spedizione, né è un documento che funge da lista di imballaggio per l’ordine. Questo tipo di documento commerciale è strettamente informativo, serve come mezzo per avvisare il cliente quando l’ordine è stato spedito, il metodo di spedizione utilizzato, gli articoli inclusi nella spedizione e la data di consegna prevista. I clienti devono attendere la ricezione dell’ordine, verificarne l’accuratezza e valutare eventuali danni in transito prima di effettuare il pagamento, se possibile.