Una nota di spedizione anticipata (ASN) è un avviso dell’imminente consegna di un pacco. È anche noto come avviso di spedizione anticipato, notifica di consegna o nota di spedizione anticipata. Il documento viene in genere inviato automaticamente, per via elettronica, quando viene generato un documento di trasporto. Una tipica nota di spedizione anticipata includerà un elenco dettagliato degli articoli inviati, oltre ai tempi e ai metodi di consegna previsti.
È comune che una nota di spedizione anticipata informi il cliente di come è stato imballato un pacco in aggiunta a ciò che contiene. Generalmente si tratterà di una risposta o di una conferma delle istruzioni che il cliente ha dato al venditore durante l’ordine. Molti fornitori hanno linee guida specifiche per l’imballaggio e la preparazione di ASN secondo le linee guida aziendali e le specifiche di alcuni clienti.
La maggior parte delle note di spedizione anticipate vengono inviate tramite EDI (Electronic Data Interchange), che è un sistema di messaggistica simile all’e-mail. Questo tipo di sistema viene in genere impostato tra un cliente e un fornitore al fine di accelerare il trasferimento di vari tipi di informazioni. Affinché il sistema funzioni, il fornitore e il cliente devono essere d’accordo sul tipo di sistema da utilizzare e su come utilizzarlo. Due dei sistemi EDI più popolari sono UN / EDIFACT e ANSI X.12. Mentre ci sono molte somiglianze tra i sistemi EDI, è comune per ogni azienda che li utilizza avrà anche linee guida specifiche su come usarli per inviare informazioni come gli ASN.
Una nota di spedizione anticipata viene in genere generata dopo che il sistema del fornitore ha creato un documento di trasporto. Questo è di solito anche un modo per far sapere al cliente che il pacco è in transito. Parte del documento di trasporto può essere compilato mentre l’ordine viene assemblato, ad esempio in un magazzino. L’elenco di prelievo, creato dalle informazioni nell’ordine del cliente, consente ai dipendenti che preparano il pacchetto di sapere quali articoli includere. Le informazioni da questo elenco possono spesso essere trasferite direttamente all’ASN.
Una delle versioni più comunemente utilizzate dell’elenco di imballaggio elettronico è l’EDI 856. Questo documento elenca tutto ciò che verrà visualizzato nell’elenco stampato che il cliente riceverà con il pacchetto. La maggior parte degli ASN avrà anche informazioni sul cliente, come indirizzo, numero di telefono e del cliente e informazioni sull’ordine, inclusi prezzi, quantità e numero del fornitore.