Nota anche come nota di credito o nota di credito, una nota di credito è un documento emesso da un venditore o da un fornitore a un cliente. Il documento viene in genere utilizzato per fornire una sorta di sconto sul prezzo normalmente esteso al cliente, autorizzando un rimborso in contanti a quel cliente o sottraendo l’importo scontato dal saldo dovuto su transazioni che non sono ancora state fatturate al cliente. Lo sconto può assumere la forma di una percentuale su tali oneri o di un importo effettivo in dollari, a seconda delle politiche e delle procedure dell’entità che emette la nota di credito.
Una nota di credito viene talvolta utilizzata come documento interno per elaborare gli sconti concessi a un cliente nell’ambito di una campagna promozionale. Ad esempio, il venditore può estendere l’esecuzione di una promozione che offre a clienti specifici uno sconto del 5% sui successivi tre ordini effettuati. Quando tali ordini vengono effettuati, viene generata una nota di credito per ciascuno di tali ordini, che riflette il prezzo standard applicato agli articoli ordinati. L’importo totale dovuto per l’ordine viene quindi ridotto del 5%, con l’importo originale e il totale rettificato che compaiono sulla fattura dell’ordine. In genere, sia sulla nota che sulla fattura viene documentato anche il motivo del credito. Questo approccio consente al cliente di vedere quanto è stato effettivamente risparmiato su quel particolare ordine.
Ci sono situazioni in cui una nota di credito viene utilizzata per risarcire i clienti per una sorta di inconveniente riscontrato durante l’utilizzo dei servizi di una determinata azienda. Ad esempio, una società di teleconferenze può scegliere di emettere una nota di credito sulla fattura per una specifica teleconferenza quando la qualità di tale teleconferenza è compromessa da fattori originati dalla società che fornisce il servizio. In questo scenario, il provider della conferenza emetterà una nota di credito o una nota che cancella effettivamente una parte o anche tutti gli addebiti associati alla chiamata. Viene ancora stampata una fattura per la chiamata, ma riflette sia gli addebiti originali che l’importo del credito, insieme al saldo dovuto rettificato. Qui, l’obiettivo è tentare di riparare il danno fatto dal servizio inferiore ricevuto dal cliente, motivando il cliente a dare un’altra possibilità al provider di teleconferenza.
L’uso di una nota di credito è importante anche per il processo contabile interno. Documentando eventuali sconti emessi per qualsiasi scopo, è possibile per le aziende determinare la quantità di entrate perse in ciascun periodo a causa di tali crediti. Questo può essere particolarmente importante poiché le aziende possono tenere traccia non solo dei totali ma anche dei motivi dei crediti. Se un’analisi dell’attività della nota di credito per un periodo indica che un errore di servizio ricorrente rappresenta una quantità significativa dei crediti emessi, è possibile adottare misure per correggere la questione, risparmiando infine all’azienda una notevole quantità di denaro.
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