Una procedura di riscossione delinea chiaramente le politiche e le procedure che un’entità adotta per riscuotere i debiti in caso di mancato pagamento. In alcune regioni, organizzazioni come università, agenzie fiscali e servizi pubblici devono fornire informazioni sulle loro procedure di riscossione ai membri del pubblico a scopo informativo. Queste politiche creano anche un sistema da seguire per i dipendenti quando elaborano i debiti e rappresentano l’azienda nelle trattative con i debitori. Possono essere pubblicati nei manuali dei dipendenti e in altri documenti interni.
Tali documenti possono iniziare con una discussione dei termini di base, come un accordo di rimborso di 90 netti per i debitori. In base ai termini, le persone hanno un determinato periodo di tempo per ricevere le bollette e pagarle, contestarle o negoziare un piano di pagamento. In caso di mancata risposta, la società può avviare una procedura di riscossione per incassare il denaro. L’ambito dell’attività di riscossione può dipendere dalla natura del debito; le autorità fiscali, ad esempio, potrebbero essere in grado di sequestrare proprietà e metterle all’asta per coprire le tasse non pagate.
Nell’ambito della procedura di riscossione, i debitori devono ricevere avvisi che forniscono informazioni sul debito, su eventuali interessi e commissioni applicabili e su dove dirigere il pagamento. Se rispondono, l’azienda può passare alla fase successiva, di recupero integrale del debito o di creazione di un piano di pagamento. Quando i debitori non rispondono alle richieste di pagamento, la società può essere in grado di perseguire un’azione in tribunale per raccogliere i fondi. Può anche condurre un’indagine per individuare i debitori scomparsi e identificare i beni che potrebbero essere idonei per il sequestro, se è autorizzato a svolgere attività di sequestro.
Procedure di raccolta chiaramente stabilite possono proteggere un’azienda dalla responsabilità legale. Se tratta tutti i debitori allo stesso modo, non può essere accusato di pratiche discriminatorie. La definizione di politiche in atto consente ai dipendenti di seguirle attentamente e in modo neutrale con tutti i debitori, piuttosto che utilizzare il proprio miglior giudizio. La documentazione può essere utile anche in caso di controversia, in quanto l’azienda può dimostrare di aver rispettato la legge e seguito le procedure interne quando ha gestito una questione.
Coloro che hanno domande sulla procedura di raccolta possono chiedere di vedere la documentazione e possono richiedere una spiegazione di eventuali componenti che hanno difficoltà a comprendere. Prima di contrarre un debito, può essere consigliabile rivedere tutti i termini e le condizioni, comprese le informative sulla procedura di riscossione. Questo può fornire informazioni importanti su ciò che le persone dovrebbero fare quando temono di non essere in grado di pagare.
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