Un audit del libro paga è un’ispezione dei registri del libro paga da parte di una terza parte. L’audit può essere condotto per una serie di motivi, che vanno dal desiderio di confermare internamente che le informazioni sulle buste paga siano corrette a un’ispezione per conto di una compagnia di assicurazioni per determinare l’importo appropriato del premio per l’assicurazione contro gli indennizzi dei lavoratori. Si raccomanda un controllo interno regolare, specialmente nelle grandi aziende, per garantire che i registri siano accurati e ben tenuti e per identificare i problemi prima che si presentino in un controllo esterno.
In un audit del libro paga, il revisore ispeziona tutta la documentazione relativa al libro paga, verificando che sia corretta e cercando segni di problemi come dipendenti con storie salariali incomplete, detrazioni che non corrispondono ai contributi e così via. Il revisore identifica inoltre quali membri dell’azienda sono responsabili della gestione delle procedure di gestione delle buste paga e esamina il protocollo della società per la gestione delle buste paga per identificare le aree problematiche e testare i dipendenti per confermare che stanno utilizzando il protocollo più recente.
Per un audit interno, le aziende possono utilizzare il proprio personale o assumere un servizio di audit e richiedere loro di condurre l’audit. L’utilizzo di una terza parte può garantire che i risultati dell’audit del libro paga abbiano una maggiore integrità, perché una terza parte non dovrebbe avere alcun conflitto di interessi che potrebbe distorcere i risultati dell’audit. I risultati dell’audit interno possono essere utilizzati per rafforzare le procedure, confermare che i dipendenti stanno seguendo il protocollo e identificare le aree in cui potrebbero verificarsi attività inappropriate.
Le revisioni esterne possono essere richieste dalle autorità fiscali e dalle compagnie assicurative. In questi casi, l’entità che richiede l’audit gestisce l’audit o assume un revisore per eseguire l’audit del libro paga. Le aziende dovrebbero essere consapevoli che il rifiuto di un audit è generalmente visto come un’ammissione di colpa. Anche se non c’è niente di sbagliato, quando l’audit verrà infine eseguito, le registrazioni verranno perlustrate per rilevare eventuali segni di illecito. È consigliabile collaborare e avvalersi di un consulente legale per saperne di più su quali documenti devono essere consegnati al revisore e su come funziona il processo di revisione.
Il risultato di un audit esterno può variare, a seconda del motivo per cui è stato ordinato e dei risultati. Una compagnia di assicurazioni, ad esempio, potrebbe adeguare l’importo di un premio sulla base dell’audit. Se un controllo del libro paga rivela che un’azienda sta facendo cose come riscuotere i contributi fiscali e non presentare i fondi al governo, l’azienda dovrà affrontare sanzioni legali.
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