Una richiesta di informazioni (RFI) è un documento emesso da agenzie governative o aziende. Come suggerisce il titolo, il documento serve a richiedere informazioni al pubblico al fine di affrontare o conoscere un particolare problema. La RFI potrebbe essere considerata una cartina di tornasole per determinare se i servizi e i beni necessari sono disponibili sul mercato. È spesso usato per appalti importanti.
Ad esempio, nel 2006, la Mine, Safety and Health Administration (MSHA) ha emesso una RFI riguardante le attrezzature e la tecnologia di salvataggio. Il formato di questa RFI conteneva una chiara spiegazione della RFI di un ente pubblico e un breve riassunto delle informazioni richieste con una descrizione del problema in questione. In conformità con la legge sul miglioramento delle miniere e la risposta alle nuove emergenze (MINER), gli operatori sotterranei delle miniere di carbone sono tenuti a presentare un piano di risposta alle emergenze (ERP) a MSHA. Questo piano dovrebbe dettagliare le risposte durante un evento di emergenza e la procedura per aiutare i minatori intrappolati sottoterra nei casi in cui l’evacuazione è impossibile. La RFI cerca specificamente informazioni sui metodi per fornire aria respirabile durante tali situazioni.
Esistono altri formati possibili per una RFI. Nel complesso, deve informare il lettore in merito all’obiettivo dell’organizzazione emittente e al modo in cui prevede provvisoriamente di raggiungerlo. In risposta alla RFI discussa sopra, i fornitori di tecnologia per le attrezzature di soccorso si contenderanno l’opportunità di fornire a MSHA le migliori informazioni. Queste informazioni possono essere in diversi formati, inclusi commenti e dati. MSHA non solo sarà in grado di raccogliere le informazioni che cerca, ma sarà anche in grado di confrontare i fornitori al fine di scegliere quello da cui desidera ricevere l’equipaggiamento di salvataggio.
La richiesta di proposta (RFP) e la richiesta di offerta (RFT) sono simili alla RFI. Una RFP è una richiesta specifica per i fornitori di fare un’offerta per un servizio o un contratto. Una risposta a una RFI richiede informazioni molto specifiche sul fornitore, come le informazioni aziendali, compresi i registri finanziari e le capacità tecniche. La richiesta di offerta (RFQ) viene utilizzata al posto della richiesta di offerta quando il prezzo è il fattore determinante nella scelta di un fornitore.
Una RFT pubblicizza le opportunità che potrebbero essere disponibili per i fornitori. In alcuni paesi, è necessario che ogni opportunità commerciale sia pubblicizzata tramite un RFT. Nell’Unione Europea (UE), ad esempio, ogni transazione commerciale che supera i 200.000 dollari (USD) deve avere un RFT.