Una ricevuta d’ordine è un documento che fornisce informazioni sui dettagli di un ordine e conferma che è stato ricevuto dalla società responsabile dell’evasione. Può arrivare tramite e-mail o fax di conferma e talvolta arriva per posta quando il tempo di consegna di un ordine è considerevole. Offre un avviso all’acquirente sulle specifiche dell’ordine e di solito contiene informazioni su come annullarlo o modificarlo, se necessario, spesso utilizzando una ricevuta di ritorno inclusa per comodità nella ricevuta.
Una tipica ricevuta d’ordine dovrebbe elencare il nome e le informazioni di contatto del mittente e del venditore e specificare gli articoli nell’ordine. Includerà una spedizione stimata e una data di consegna, se del caso, e l’importo dell’ordine, comprese tasse, spese di spedizione, spese di gestione e qualsiasi altra spesa. Se l’acquirente trova un errore, può correggerlo prima che l’ordine venga effettivamente evaso, eliminando la necessità di un costoso processo di restituzione in cui la merce torna al corriere perché è stato commesso un errore.
La ricevuta dell’ordine dovrebbe anche discutere i termini e le condizioni dell’ordine. Include informazioni sulla modifica degli ordini, sulla restituzione o sullo scambio di articoli dopo che sono stati ricevuti e sul pagamento dell’ordine. I termini di pagamento possono variare da una nota che indica che l’ordine è stato pagato per intero a una nota che viene fornita con una consegna netta di 90, consentendo all’acquirente di 90 giorni per pagarla. Se ci sono indicazioni speciali, come la necessità di avere qualcuno fisicamente presente a un indirizzo per ricevere gli articoli, anche queste andranno nella ricevuta dell’ordine.
Il carrello degli acquisti online e i sistemi di pagamento in genere sono dotati di un generatore di ricevute dell’ordine che può inviare un’e-mail non appena un ordine viene effettuato e confermato. L’acquirente riceverà l’e-mail per la revisione e di solito ha una finestra temporale ristretta per apportare modifiche, a meno che gli articoli non siano in arretrato o non siano ancora stati rilasciati. Gli ordini automatici di questo tipo possono essere inviati anche tramite e-mail con ordini telefonici o fax, se il cliente fornisce un indirizzo e-mail per le informazioni di contatto.
È importante esaminare attentamente una ricevuta dell’ordine per verificare la presenza di errori. In caso di problemi, il mittente deve essere informato immediatamente in modo che possano essere apportate le modifiche necessarie. Si consiglia inoltre di rivedere i termini e le condizioni per acquisire familiarità con il processo per resi, reclami e altri problemi che potrebbero sorgere durante il processo.
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