Una segreteria telefonica multilinea è un dispositivo che risponde automaticamente ai telefoni di privati o aziende. Le macchine che possono rispondere a più linee contemporaneamente sono utili per chi ha due o più linee telefoniche e consentono a più chiamanti di raggiungere un messaggio automatico contemporaneamente. Queste macchine possono essere utilizzate come primo punto di contatto oppure possono essere utilizzate per registrare i messaggi lasciati da chiamanti che non sono in grado di raggiungere una persona. La maggior parte delle volte, una segreteria telefonica multilinea registra i messaggi in formato digitale, sebbene si possano utilizzare anche micro-nastri.
Sebbene gli individui con più linee telefoniche possano utilizzare una segreteria telefonica multilinea, questi dispositivi si trovano solitamente nelle aziende. Le linee aggiuntive in una segreteria telefonica multilinea consentono a più persone di chiamare un solo numero contemporaneamente senza ricevere il segnale di occupato. A una di queste macchine può essere collegato un numero qualsiasi di linee. Il numero di linee in entrata necessarie dipende dal numero di chiamate ricevute da un individuo o da un’azienda.
Esistono diversi motivi per utilizzare una segreteria telefonica multilinea. Uno dei motivi è rispondere alle chiamate in arrivo. Le segreterie telefoniche multilinea possono accogliere i chiamanti con un messaggio preregistrato, tenerli in attesa finché non è disponibile un rappresentante o aiutare i chiamanti a dirigersi al reparto corretto in modo che siano necessari meno addetti alla reception. Possono anche ricevere messaggi per una persona o un’azienda quando nessuno è disponibile a rispondere alle chiamate.
Uno dei due tipi di servizi di risposta disponibili, una segreteria telefonica multilinea è un dispositivo fisico che viene conservato nei locali della persona o dell’azienda che lo utilizza. Sebbene sia spesso possibile accedere ai messaggi in entrata e in uscita chiamando e immettendo un codice autoselezionato, i messaggi sono generalmente accessibili sulla macchina fisica stessa. I servizi di posta vocale possono anche rispondere a più linee sebbene le macchine necessarie per eseguire questi servizi siano mantenute in postazioni remote.
I messaggi in uscita e quelli registrati dalle persone che chiamano su una segreteria telefonica multilinea possono essere archiviati digitalmente o su dispositivi fisici. I micro-nastri sono il principale tipo di dispositivo di registrazione fisico utilizzato oggi, sebbene possano essere utilizzati anche nastri standard. Le registrazioni digitali sono archiviate su piccole unità riscrivibili. Una volta che una persona ascolta un messaggio su una di queste unità, il messaggio può essere eliminato o archiviato per dopo. I nastri possono essere prelevati dalla segreteria telefonica multilinea quando sono pieni e conservati oppure possono essere riavvolti e registrati.