La logistica rappresenta le attività che un’azienda svolge per movimentare le merci attraverso diversi punti di distribuzione. Una verifica del trasporto consente a un’azienda di esaminare, modificare e verificare l’accuratezza delle fatture di trasporto. Questo processo inizia raccogliendo le fatture di trasporto dai fornitori; i dipendenti dell’azienda inseriscono quindi le fatture in un sistema contabile informatizzato. I contabili esaminano ogni fattura per elementi come la tariffa chilometrica, le spese accessorie e le tariffe. Lo scopo di una verifica del trasporto è di garantire la validità e l’accuratezza di ciascuna fattura.
La spedizione e il trasporto possono essere spese elevate per alcune aziende. Quelli del settore della vendita al dettaglio o dei servizi di ristorazione sono i più colpiti dal trasporto merci. L’aumento dei prezzi del petrolio e del gas può anche rendere più importante un audit del trasporto. Le aziende spesso trasferiscono le spese di spedizione e di trasporto ai clienti. Il mancato mantenimento di registri accurati per questi addebiti può comportare costi più elevati senza aumenti di prezzo compensativi per garantire profitti di livello.
L’audit del trasporto può essere un processo di revisione periodica. I contabili possono controllare a campione alcune fatture ogni mese per assicurarsi che non vi siano spese in eccesso. Le grandi aziende spesso impiegano un analista del trasporto merci o della logistica. Questo dipendente è l’intermediario tra le società di trasporto e l’azienda. Il suo compito è inserire nel sistema tutte le fatture approvate dalla direzione al momento della ricezione; fatture discutibili richiedono una correzione prima di inserirle nel sistema.
Sono disponibili tre diversi metodi per eseguire le procedure di audit del trasporto. L’abbinamento manuale richiede ai contabili di rivedere manualmente ogni fattura per gli articoli identificati. Il software può essere programmabile per segnalare eccezioni quando i costi di trasporto sono superiori a un certo livello. L’outsourcing è la terza opzione. Le aziende possono assumere una società esterna per elaborare le fatture di trasporto e spedizione per cercare discrepanze.
Un altro scopo della verifica del trasporto è garantire che un’azienda riceva tutti gli sconti concessi dai fornitori. La maggior parte dei fornitori di servizi di trasporto offre sconti percentuali per determinati volumi di spedizione. L’audit del trasporto garantisce che nessuna bolletta vada senza ricevere lo sconto adeguato. Anche gli oneri speciali applicati alle bollette di trasporto sono soggetti a revisione. I contabili devono discernere perché questi sono sulla bolla di trasporto e come codificarli nella contabilità generale.
I sistemi di contabilità o gestione computerizzati sono in genere un must per il processo di audit del trasporto. Ciò consente la ricezione quasi istantanea di bollette e fatture per la revisione. I contabili possono ricevere le fatture in modo tempestivo per garantire che la società non paghi troppi soldi prima di rivedere le bollette di trasporto.
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