Una verifica fisica dei beni è un processo utilizzato per determinare che i beni dichiarati nei registri aziendali sono effettivamente in possesso della società. Lo stesso approccio generale viene utilizzato per verificare le attività rivendicate da un investitore come parte di un portafoglio. Con entrambi gli approcci, l’obiettivo è confermare l’esistenza fisica dei beni e garantire che siano contabilizzati correttamente in termini di mantenimento di un inventario accurato e nel pagamento delle tasse su tale inventario.
Per quanto riguarda le rimanenze mantenute come parte dell’attività degli impianti di produzione, una verifica fisica delle attività è una componente comune per assicurarsi che gli elementi che fanno parte di un inventario siano effettivamente presenti. Gli addetti alle forniture condurranno spesso inventari fisici delle forniture più volte all’anno, contando fisicamente ogni unità di articoli che dovrebbero essere in magazzino in base ai registri di inventario. I dati di questa verifica fisica delle risorse possono quindi essere utilizzati per regolare i record. Questo è importante, poiché registrazioni accurate facilitano l’ordinazione di articoli aggiuntivi in base all’utilizzo e ai totali correnti dell’inventario. Allo stesso tempo, assicurarsi che il conteggio dell’inventario sia accurato consente all’azienda di calcolare eventuali tasse che devono essere pagate sull’inventario, evitando di pagare più tasse del necessario.
Lo stesso approccio generale alla verifica delle attività può essere condotto con un portafoglio di investimento. Qui l’obiettivo è determinare se l’investitore ha la proprietà delle attività incluse nel portafoglio, con attenzione al numero di azioni e al prezzo di mercato a una data specifica. Nel caso di beni immobili inseriti in portafoglio, si visita il sito dell’azienda e si verifica anche l’esistenza di eventuali fabbricati o altre caratteristiche che impattano sulla valenza dell’immobile. Come per le rimanenze in uno stabilimento di produzione, i risultati dell’ispezione fisica possono essere utilizzati per rettificare le registrazioni contabili, ottenendo informazioni affidabili che possono essere utilizzate per confermare la ricchezza attuale dell’investitore e assicurare che l’obbligo fiscale sia correttamente valutato.
Con qualsiasi sforzo per condurre una verifica fisica dei beni, occorre prestare attenzione a ispezionare da vicino i beni in questione, verificare che siano legittimi e confermare il conteggio se sono coinvolte più unità. Sebbene un po’ dispendioso in termini di tempo, questo tipo di sforzo può aiutare a identificare le discrepanze che, se non corrette, potrebbero creare problemi seri in seguito. Ad esempio, se una verifica fisica delle risorse in un impianto di produzione ha determinato che un componente principale della macchina che si suppone sia nell’inventario di fornitura non è fisicamente presente, è possibile regolare i record e ordinare una o più unità di quel componente prima dell’attrezzatura chiave si guasta e costa all’azienda tempi di produzione e ritardi che possono essere di diversi giorni o addirittura settimane.
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