Una registrazione prima nota è una transazione contabile che registra informazioni finanziarie nel libro mastro contabile di una società. I libri mastri contabili sono spesso costituiti da vari giornali. I tipi di giornali di registrazione contabili possono includere generale, vendite, acquisti, entrate di cassa ed esborsi di cassa. Il giornale di registrazione generale contiene tutte le informazioni finanziarie dell’azienda, inclusi i totali aggregati degli altri giornali. Ogni voce di diario che viene registrata dall’azienda contiene solitamente un dare e un credito, basati sul tradizionale sistema di contabilità a partita doppia utilizzato in tutto il mondo.
Le informazioni sulla registrazione a giornale di solito includono numeri di conto, una breve descrizione della transazione, importo in dollari e un numero di riferimento specifico. Queste informazioni dettagliate aiutano le aziende a tenere traccia delle informazioni finanziarie registrate nei vari giornali contabili dell’azienda. Tradizionalmente, le voci del diario elencano prima tutti i debiti, seguiti dai crediti. Questo formato crea una presentazione chiara per le informazioni finanziarie incluse nella voce. I fogli del libro mastro delle registrazioni a giornale possono includere anche le iniziali del contabile o dei contabili che hanno registrato la registrazione o le registrazioni a giornale. Queste informazioni forniscono ai responsabili della contabilità un accurato audit trail durante la revisione delle voci di giornale per verificarne l’accuratezza e la validità.
Le società possono utilizzare diversi tipi di voci di diario. Le voci del diario possono includere una voce di base, una voce di storno, una voce ricorrente e una voce di rettifica. Le voci di base rappresentano solitamente la registrazione iniziale di informazioni finanziarie specifiche. Tali registrazioni possono essere registrate al verificarsi di transazioni finanziarie o alla fine di un periodo contabile. Le aziende di solito impostano una politica dei conti per determinare quando verranno registrate le voci di diario di base. La registrazione delle prime note dipende dal numero di voci, dalle dimensioni dell’azienda e dalla tempestività con cui le aziende devono registrare le informazioni finanziarie.
Le voci di storno possono essere utilizzate per correggere le voci di base che sono state registrate in modo impreciso da un contabile. Questo tipo di registrazione può anche creare ratei o risconti che devono essere stornati in un periodo di tempo futuro. Le aziende possono accumulare o differire entrate, spese o altre informazioni finanziarie sulla base delle linee guida contabili. Le aziende che utilizzano software di contabilità automatizzata spesso impostano lo storno delle voci utilizzando la funzione di ritardo del software.
Le scritture contabili ricorrenti di solito registrano le stesse informazioni ogni mese nel sistema contabile di un’azienda. Queste voci possono essere impostate utilizzando un modello standard che include i numeri di conto e altre informazioni generali per la voce di ogni mese. Le uniche informazioni che cambiano in una registrazione a giornale ricorrente sono i numeri finanziari.
Le registrazioni di rettifica vengono utilizzate per correggere i numeri finanziari oi conti contabili utilizzati nella registrazione prima nota di base. Queste registrazioni possono essere utilizzate anche per correggere le registrazioni a giornale registrate nel giornale sbagliato dai contabili o qualsiasi informazione che deve essere corretta in una data successiva alla registrazione della registrazione a giornale di base.
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