Nella maggior parte dei casi, i datori di lavoro negli Stati Uniti pagano le tasse sui salari all’Internal Revenue Service tramite trasferimento elettronico di fondi (EFT) avviato dal datore di lavoro o per conto del datore di lavoro da una terza parte, come una società di contabilità o un servizio di gestione delle paghe . Devono essere pagati entro un certo tempo dopo l’emissione della busta paga, in base alla sua dimensione, secondo le tabelle pubblicate dall’IRS. Sono previste sanzioni significative in caso di mancato o ritardato pagamento delle imposte sui salari. I pagamenti delle passività fiscali statali sui salari vengono effettuati in modi diversi e sono determinati dall’agenzia fiscale di ciascuno stato.
Il sistema EFT è stato istituito all’inizio del 2011 per la maggior parte dei datori di lavoro; i datori di lavoro più piccoli hanno la possibilità di pagare alcuni importi su base trimestrale o annuale al momento della presentazione della dichiarazione dei redditi. Non appena possibile dopo che il libro paga è stato emesso, ma entro il periodo di tempo stabilito dall’IRS, il datore di lavoro imposta il pagamento online e specifica la data in cui l’IRS deve trasferire i fondi dal conto del pagatore. Quando viene impostato l’EFT, vengono inserite solo informazioni di riepilogo; i dati di dettaglio della ripartizione dei pagamenti sono archiviati nella relazione trimestrale del datore di lavoro, che riconcilia anche le eventuali differenze. Se il rapporto trimestrale mostra che sono dovute tasse aggiuntive, di solito possono essere pagate con un assegno cartaceo che accompagna il rapporto quando viene presentato.
Sebbene possa sembrare rischioso effettuare depositi fiscali separatamente dalla presentazione delle relazioni che assegnano tali pagamenti ai singoli contribuenti, il sistema ha funzionato bene negli Stati Uniti, con un sistema completo di contabilizzazione e correzione degli errori. Pertanto, la maggior parte dei datori di lavoro paga le tasse sui salari entro pochi giorni dalla data di emissione del libro paga, presentando rapporti su base trimestrale per tenere conto degli importi depositati. Questo sistema garantisce che le passività fiscali siano soddisfatte il più rapidamente possibile dopo che sono state sostenute, dando ai datori di lavoro il tempo di preparare i rapporti esplicativi.
Le tasse sui salari negli Stati Uniti vengono prelevate sia dalla paga dei dipendenti che dai fondi dei datori di lavoro. Il denaro trattenuto dai guadagni dei dipendenti va a favore degli obblighi di imposta sul reddito e dei pagamenti dei premi assicurativi per la previdenza sociale, Medicare e programmi assicurativi statali o locali, come la disabilità o la disoccupazione. I datori di lavoro devono corrispondere ai pagamenti dei loro dipendenti per la previdenza sociale e Medicare e devono anche pagare i premi dell’assicurazione di disoccupazione federale e statale e, in alcuni casi, i premi dell’assicurazione di invalidità statale.
Per i dipendenti, la ritenuta fiscale sul reddito viene calcolata separatamente per i singoli dipendenti, sulla base dei loro guadagni effettivi e delle informazioni fornite nei moduli W4. Il premio per la previdenza sociale è del 6.20% dei guadagni lordi del dipendente fino a quando i guadagni annuali non hanno raggiunto un limite stabilito dal Congresso, che era di $ 106,800 dollari USA nel 2010. Il premio per Medicare è dell’1.45% di tutti i guadagni.
Il calcolo dei contributi dei datori di lavoro può essere complesso, in quanto comporta massimali sugli importi soggetti all’imposta e crediti federali per i pagamenti effettuati per l’imposta statale sulla disoccupazione. La maggior parte dei servizi di gestione delle retribuzioni e del software per le buste paga aziendali esegue questi calcoli. Tutti gli importi vengono combinati quando i datori di lavoro pagano le tasse sui salari, ad eccezione delle tasse di assicurazione contro la disoccupazione, che vengono pagate trimestralmente ogni volta che la responsabilità totale raggiunge o supera i $ 500.
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