Un’analisi del gap prestazionale viene eseguita da un’azienda che desidera determinare i motivi alla base di una disconnessione tra gli standard stabiliti per un lavoro e la prestazione effettiva erogata. La differenza tra le prestazioni standard e quelle effettive è nota come gap prestazionale e le aziende desiderano eliminare tali lacune, se possibile. Tali lacune possono essere causate da fattori interni relativi ai dipendenti o alle loro condizioni di lavoro, mentre altre lacune possono essere causate da altri fattori come gli standard normativi. Inoltre, un’analisi del gap prestazionale viene spesso eseguita quando i dipendenti sono costretti ad assumere una nuova attività o a rivisitare un vecchio lavoro utilizzando nuovi metodi.
È improbabile che qualsiasi azienda possa raggiungere gli standard ottimali in ogni momento. Per tale motivo, ci possono essere occasioni in cui un’azienda deve impiegare del tempo per analizzare le aree in cui ritiene che i suoi dipendenti o i suoi processi operativi non siano all’altezza. Un modo per farlo è attraverso un’analisi del gap prestazionale, che può sia identificare il gap tra standard e consegna sia trovare metodi per correggere il problema.
Il primo passo di qualsiasi analisi del gap prestazionale è l’identificazione del gap esistente. Questo può essere fatto quasi come un’equazione matematica, poiché la differenza tra standard, o S, e comportamento attuale, o B, porta al gap prestazionale, o G. Quindi, S meno B è uguale a G. Pensandoci in questo modo concreto può aiutare i manager a identificare aree problematiche che potrebbero essere vaghe se analizzate senza contesto.
Dopo aver identificato il gap, il passo successivo nel completamento di un’analisi del gap prestazionale è quello di capire i motivi per cui esiste il gap. Un gap prestazionale può essere causato da fattori interni che impediscono ai dipendenti di svolgere il lavoro nel miglior modo possibile o da fattori esterni che limitano le prestazioni dall’esterno. In alcuni casi, una nuova attività richiederà questo tipo di analisi, poiché un gap verrà creato immediatamente dalla non familiarità dei dipendenti con l’attività.
Una volta completati tutti questi passaggi, un’azienda deve completare l’analisi del gap prestazionale trovando modi per eliminare le lacune. Ciò potrebbe significare che alcuni macchinari devono essere riparati o sostituiti o che i dipendenti hanno bisogno di più formazione o di migliori metodi motivazionali. Se i fattori sono esterni, le aziende potrebbero dover trovare nuovi modi per aggirarli, o forse potrebbero combatterli attraverso vie legali. In alcuni casi, è possibile che siano stati stabiliti standard non realistici, il che significa che tali livelli ottimali potrebbero dover essere regolati di nuovo in modo che le prestazioni effettive possano raggiungere i punteggi previsti.