Un’indennità in denaro è la somma di denaro assegnata che i datori di lavoro daranno ai dipendenti in anticipo per coprire le spese aziendali, come pasti, spese di viaggio e forniture per ufficio. Le indennità in contanti sono più semplici per la contabilità rispetto alla raccolta di ricevute e al rimborso di spese piccole o frequenti. I dipendenti in genere preferiscono le indennità in contanti perché non c’è attesa per i rimborsi ed è più pratico pagare pasti e taxi in contanti piuttosto che con una carta di credito aziendale.
La maggior parte delle aziende tiene a portata di mano una piccola quantità di contanti per detrazioni in contanti, anche se non effettuano regolarmente acquisti. Può essere utilizzato per pagare pranzi di lavoro, taxi a casa dopo riunioni in ritardo o altre spese accessorie come cartucce per stampanti di emergenza. Un dipendente che viaggia regolarmente per lavoro può avere importi fissi in contanti assegnati per i pasti che possono accompagnare un’indennità chilometrica per la propria auto. Se il dipendente preferisce consumare un pasto più costoso, deve pagare la differenza con i propri fondi. Allo stesso modo, se il dipendente preferisce un pasto più leggero, può intascare la differenza.
La natura fissa di un’indennità in contanti facilita la contabilità. L’importo viene offerto in anticipo, quindi può essere registrato immediatamente nei libri. Non sono richieste ricevute per la documentazione, poiché è prerogativa del dipendente se spendere o meno i soldi. Ciò riduce le pratiche burocratiche e la volatilità poiché il dipendente non può superare il budget con un’indennità in contanti, riducendo così anche le spese generali. Offrire denaro a un dipendente di solito è apprezzato, in quanto può sollevare il morale e aiutare a convalidare il valore di un dipendente.
Un’indennità in contanti è considerata uno dei vantaggi dei lavori che richiedono molte lunghe ore e viaggi. I dipendenti godono della comodità del denaro, ad esempio riducendo la complessità di invitare i clienti a pranzo. Allo stesso modo, la maggior parte dei dipendenti preferisce non spendere i propri soldi in spese aziendali o il proprio tempo a caccia di piccoli rimborsi. Le piccole aziende che non dispongono di molto spazio di archiviazione possono utilizzare indennità in contanti in modo che i dipendenti possano acquistare forniture per ufficio quando necessario, il che può davvero aumentare nel corso dei mesi.
I dipendenti pagano le tasse sulle indennità in contanti, proprio come altre forme di reddito. In alcuni paesi possono essere deducibili come spese aziendali. Potrebbe essere applicabile un’indennità per il costo del capitale, che è l’ammortamento dal valore originale dell’acquisto, a seconda di ciò che è stato acquistato con il denaro. Altri paesi consentono a un gruppo religioso di pagare in contanti lo spazio abitativo di uno o più membri e di detrarre questo valore come indennità di canonica.
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