La determinazione dei migliori consulenti di ingegneria per un progetto è più facile se durante il processo di selezione vengono seguite le procedure formali di gestione del progetto. I consulenti di ingegneria vengono assunti per un’ampia varietà di lavori che vanno dalle attività di ricerca applicata alla progettazione e costruzione di grandi strutture. I servizi dei consulenti vengono acquisiti mediante la predisposizione di una richiesta di proposta (RFP) e successiva valutazione delle risposte. Il processo di RFP, che può essere scritto anche da consulenti, deve essere gestito da persone ben qualificate nel loro campo e informate sui risultati desiderati. Le misure di controllo della qualità richiedono che il team di selezione valuti le referenze lavorative passate dei principali contendenti per il lavoro.
Le procedure di gestione del progetto seguite dal gruppo di selezione includono la preparazione tempestiva della RFP, la creazione di un mezzo per comunicare con gli offerenti interessati e un meccanismo per consentire o meno lavoro aggiuntivo o un approccio diverso da parte dell’offerente. Inoltre, i pianificatori devono comunicare la loro pianificazione per l’invio e l’analisi delle risposte. Spesso, ma non sempre, vengono rivelati anche i criteri di valutazione.
La RFP è il documento che veicola il progetto ai consulenti ingegneristici interessati. Lo scopo del lavoro è l’elemento più decisivo della RFP e del processo di selezione nel suo insieme. Quando l’obiettivo del progetto è chiaramente definito, gli stessi ingegneri spesso rifiutano di fare offerte se si rendono conto che il progetto non rientra nella loro area di competenza.
L’ambito definisce i punti di inizio e fine del progetto. Includerà ciò che è noto e sconosciuto sul processo o progetto, consentendo agli ingegneri di realizzare il lavoro di test o sperimentale da includere nella loro proposta. Un ambito ben scritto illustrerà il risultato del progetto in modo così dettagliato che è facile per tutte le parti sapere quando il progetto è completo e di qualità accettabile. Il resto della RFP descriverà il lavoro da eseguire, i risultati finali, le aspettative di controllo della qualità e le scadenze richieste per le varie tappe fondamentali.
Le attività lavorative sono generalmente delineate in una gerarchia di obiettivi e sotto-obiettivi chiamata programma di suddivisione del lavoro (WBS). Il lavoro di redazione di una WBS assicura ai progettisti che il progetto è completo e che nessun elemento è stato dimenticato. Gli offerenti utilizzano la WBS come un modo facilmente comprensibile per presentare la loro risposta e una lista di controllo per la completezza.
Il comitato di selezione deve valutare i concorrenti su più documenti scritti per avere fiducia che vengano scelti i migliori consulenti di ingegneria. I progetti precedenti di natura simile, se disponibili, dovrebbero essere studiati per determinare la capacità dei consulenti di fornire risultati tempestivi e di alta qualità. Molti progetti incorporano punti intermedi di valutazione per determinare se i risultati sono in linea con l’obiettivo. A volte vengono applicati incentivi per promuovere il rispetto degli orari.
Una volta completato il processo di RFP, il progetto potrebbe non essere necessariamente aggiudicato. Molte volte, la direzione scopre collegamenti mancanti nel progetto che sono diventati evidenti dopo aver esaminato le risposte. La revisione del progetto da parte di diversi team di esperti non coinvolti può evidenziare informazioni carenti o mancanti. A volte, i migliori consulenti di ingegneria vengono scoperti leggendo la risposta che enumera i dati incompleti o le ipotesi sbagliate della RFP originale.