Un modello pro forma è un metodo utilizzato da un’azienda per mettere insieme documenti o informazioni che sono stime di transazioni future. I documenti pro forma più comuni sono in genere rendiconti finanziari che contengono importi in dollari attesi da attività commerciali future. Per scegliere il meglio, le aziende devono esaminare gli input di dati disponibili e decidere come appariranno le dichiarazioni pro forma e chi utilizzerà le dichiarazioni per prendere decisioni. Un altro esempio di documento pro forma è una fattura commerciale che include articoli in una transazione futura. Sebbene l’azienda debba ancora completare la transazione, i documenti dichiarano semplicemente il valore degli articoli in una potenziale transazione futura.
Gli input che entrano in un modello pro forma possono determinare quale modello utilizzare quando si tenta di creare documenti lungimiranti. Come negli esempi precedenti, un modello era per i rendiconti finanziari e un altro per le fatture commerciali. Ciascuno dei modelli è per un tipo specifico di informazioni, che porta alla creazione di un modello specifico. Con questo in mente, un’azienda può potenzialmente avere più di un modello pro forma in atto per le attività commerciali. Avere più di un modello in atto per i documenti pro forma consente a un’azienda di prevedere con precisione molti diversi tipi di attività commerciali.
Un modello pro forma molto probabilmente ha un modulo standard che produce lo stesso documento in termini di formato. Le persone che preparano un modello pro forma potrebbero dover tenere a mente questo formato di output quando scelgono un modello in primo luogo. Ad esempio, è molto probabile che i rendiconti finanziari pro-forma assomiglino ai rendiconti finanziari effettivi preparati dal reparto contabilità. Lo stesso vale per le fatture commerciali, in cui le stime dovrebbero essere in un formato simile alla fattura effettiva. Avere un modello pro forma che produca un output diverso da quello tradizionale può creare confusione nell’azienda.
Un’ultima considerazione per un modello pro forma sono gli utenti delle informazioni. Gli individui che utilizzano le informazioni potrebbero non avere tutte le stesse esigenze per i dati. Pertanto, l’azienda potrebbe aver bisogno di modelli che forniscano dati per proprietari e dirigenti e un altro per i responsabili operativi. In alcuni casi, lo stesso modello pro forma può essere in grado di creare gli output richiesti per ogni individuo attraverso piccole modifiche agli input inseriti nel modello. Questi modelli sono più probabili per gli stakeholder interni piuttosto che per gli stakeholder esterni.
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