Prima di scegliere un prodotto software di gestione della conoscenza open source, è necessario determinare quali soluzioni migliorerebbero l’efficienza e la produttività della propria organizzazione. Per molti professionisti, il modo migliore per trovare soluzioni è avvalersi dell’aiuto di un analista aziendale o di uno specialista in gestione della conoscenza. Questi professionisti possono utilizzare i dati che riflettono lo stato della tua organizzazione, nonché una prospettiva di mercato o di settore, per determinare ciò di cui la tua organizzazione ha bisogno per avere più successo. Una volta compreso come la tua organizzazione può trarre vantaggio dal software di gestione della conoscenza open source, potrebbe essere una buona idea prendere in considerazione fattori quali le caratteristiche dei diversi programmi, la compatibilità e l’usabilità.
Il software di gestione della conoscenza è qualsiasi tipo di programma per computer che consente ai membri di un’organizzazione di archiviare, accedere e condividere informazioni rilevanti. Questi sistemi possono anche essere conosciuti come sistemi di gestione dei documenti o dei contenuti. Quando il software è open source, il suo codice è reso disponibile, spesso gratuitamente, al pubblico.
Uno degli obiettivi principali della gestione della conoscenza è aiutare manager e dirigenti a utilizzare l’intelligenza per prendere decisioni aziendali più informate. Un obiettivo altrettanto importante della gestione della conoscenza è aiutare tutti i membri di un’organizzazione a condividere informazioni che possono migliorare le proprie prestazioni. Per questo motivo, la tua scelta di un software di gestione della conoscenza open source dovrebbe dipendere dalle aree in cui vorresti vedere miglioramenti. Le persone che desiderano migliorare la gestione dell’inventario, ad esempio, dovrebbero scegliere un software che fornisca agli utenti modelli e funzioni che rendano più semplice tenere traccia delle risorse e monitorare i requisiti per la produzione.
Una volta trovato il software di gestione della conoscenza open source adatto alle tue esigenze, puoi restringere le tue scelte in base ai requisiti di compatibilità. Prestare attenzione a quali programmi di sistemi operativi richiedono. Molti professionisti possono trarre vantaggio da software a cui possono accedere da dispositivi mobili. In questo caso, dovresti assicurarti che i programmi che consideri siano accessibili come applicazioni mobili.
L’usabilità può essere un fattore molto importante quando si tratta di scegliere il miglior software di gestione della conoscenza open source. Idealmente, un sistema di gestione della conoscenza dovrebbe includere interfacce che qualsiasi membro di un’organizzazione può utilizzare senza una formazione approfondita. Poiché spesso è possibile accedere gratuitamente al software open source, potresti voler testare diverse interfacce per determinare quale potrebbe essere più facile da imparare per i tuoi dipendenti. Tieni presente, tuttavia, che la formazione è una parte importante dell’implementazione del sistema di gestione della conoscenza, quindi dovresti aspettarti che i membri della tua organizzazione possano seguire alcune istruzioni.